OTEL GÖREV VE TANIMLARI

GÖREV TANIMLARI

GENEL MÜDÜR

Görev Tanımı: Otelin tüm faaliyetlerini en mükemmel şekilde yönetiminden ve otelin misafirleri, personeli devlet kurumları, eğitimciler ve genel olarak tüm çevresiyle olan ilişkilerinin etkili ve başarılı bir biçimde yürütülmesinden sorumludur.

Üst İlişkiler : Genel Merkez.

1. Genel Müdür doğrudan Genel Merkez’e karşı sorumludur. Bu merciden aldığı direktiflere bağlı olarak tüm Departman Müdürlerine talimat ve bilgi verir, onları yönlendirir. Otel Muhasebe Müdürü ile yakın işbirliği içinde çalışır. Aşağıda belirtilen otel görevlilerini işe alır, çalışmalarını yönlendirir ve gerektiğinde işlerine son vermek yetkisini taşır.

Bu görevliler şunlardır.

·         Ön Büro Müdürü

·         Muhasebe Müdürü

·         Personel Müdürü

·         Housekeeper

·         Mutfak Şefi

·         Teknik Müdür

·         Güvenlik Müdürü

·         Yiyecek ve İçecek Müdürü

·         Aktivite Müdürü

·         Müşteri İlişkileri Müdürü

 

2. Otelin bütün faaliyetlerini yürütür ve denetler. Bütün otelin personelini işe almak ve çıkartmak yetkisine sahiptir.

3.  Genel Müdür bütçe takvimine uygun olarak işletme bütçesinin yapılmasından ve bütçe hedeflerinin realize edilmesinden birinci derecede sorumludur. Bütçe paralelinde otel adına para harcamak işletme genel merkezince yapılabilecek bağlantılar dışında kalan mali bağlantıları yapmak konusunda Genel Müdür Yardımcısı ile yetki sahibidir.

4. Genel Müdür ekonomik konjonktür deki beklenmedik değişiklikler doğrultusunda Genel Merkezin isteyebileceği rektifiye bütçelerin oluşturulmasından sorumludur.

5. Genel Müdür otelin mali işlerinin birinci derecedeki yetkilisi olarak, nakit kontrolü nakdin saklanması ve teslimi, kredi açılması, muhasebe tutulması ve benzerleri gibi otelin mali konularına ilişkin bütün faaliyetlerin karar, uygulama, plan ve proğramlarını yönlendirir ve yönetir. Mevcut ve müstakbel harcamalar için gerekli nakit gelir tahmini ve temini çalışmalarını yönetir, hali hazır mali durumun düzenli bir analizin yapılmasına nezaret eder ve gerekli hallerde ıslah edici önlemler tavsiye eder; otel personeline verilecek avans miktarı, personelin otel hesabına yapacağı seyahat ve eğlence giderleri ile eğitim harcamaları hakkında karar ve uygulamalara ilişkin tavsiyelerde bulunur.

6.    Genel Müdür, işletme bütçesi çerçevesinde;

·         Sorumlu departman yöneticilerine harcama yetkisi verir,

·         Nakit akışına nezaret eder, gerektiğinde yeniden düzenler,

·         Faturaları ödenmeden önce onaylar (veya Genel Müdür Yardımcısı),

·         Personelin ücret ayarlamaları konusunda Genel Merkeze fikir verir,

·         Çift imzalı çeklerin kendisine ait bölümünü imzalar,

·         Satın alma istek fişini, bütçe çerçevesinde onaylar.

7.  Genel Müdür otel Muhasebe Müdürü ile birlikte, otelin önceden saptanmış bütçe hedeflerine göre mali gelişimini satış, maliyet, net gelir, büyüme faktörleri çerçevesinde değerlendirir ve Genel Merkeze bilgi verir. Otel Muhasebe Müdürü ile birlikte, Genel Merkezce belirlenmiş takvim ve koşullar çerçevesinde yeni faaliyet alanlarının açılması, karlı olmayan faaliyetlerin sona erdirilmesi ve ekonomik darboğazlarda uygulanabilecek gerekli işletme proğramlarının hazırlanmasından sorumludur.

8. Otel İç Yönetmeliğinde belirtilen esaslara göre Genel Müdür, konuklar veya personelce, görevi ihlal edici davranışlarda bulunduğu bildirilen diğer personel hakkında inceleme yapar; kuralları ihlal eden ve düzeni bozan konuklarla ilgili raporları güvenlikten sorumlu yönetici ile birlikte hazırlar.

9.   Genel Müdür, otelin en üst işletme yetkilisi olarak neticeden;

·     Konukların azami memnuniyetini sağlamakla,

·     Mevcut ve müstakbel konukların ve personelin yararları ile uyumlu olarak azami kar sağlamakla,

·      Sunulan hizmetin kalitesini korumak ve geliştirmekle,

·      Yatırımın emniyetini ve muhafazasını sağlamakla görevlidir.

10. Genel Müdür uzun ve kısa vadeli proğramların hazırlanıp geliştirilmesinde Genel Merkeze yardımcı olur; plan ve proğram hazırlıklarını yönlendirecek sağlıklı veri ve bilgileri sağlar. Başka otellere ait istatistik bilgileri ve kişisel gözlemlerini, kendi işletmesinden elde ettiği sağlıklı bilgileri Genel Merkeze iletir. Konukların otel faaliyetlerinden yararlanma sıklığını ve bu fasilitlerin maliyet ve karlılık trendlerini Genel Merkeze bildirir.

11. Genel Müdür, konuk ilişkilerini ve bununla ilgili faaliyetleri kapsayan ve kısa vadeli işletme proğramlarını departman yöneticileri ile birlikte yorumlar ve icra eder. Tespit edilmiş hedeflere ulaşmak için gereken emirleri verir ve uygulamayı izler.

12. Genel Müdür, Departman Yöneticileriyle haftalık olarak ‘’Departman’’ günlük olarak da ‘’işletme’’ toplantıları düzenler. Bu toplantılarda departman yöneticilerinin uygulamalarını görüşür ve denetler; görüşleri not eder, gerekli gördüğü plan ve proğram taslaklarını, kendi görüşleriyle birlikte Genel Merkeze iletir. Departman Yöneticilerini gelişmelerden haberdar eder, departmanların kendi aralarındaki işbirliğini ve otel dışı ile olan faaliyetlerini düzenler; departmanların işlevleri ile ilgili olarak konukların ve kendisinin görüş ve gözlemlerini iletir.

13. Genel Müdür, otel işletmesinin temelini oluşturacak bir işletme felsefesi geliştirir ve oteldeki bütün çalışanlarca benimsenip uygulanmasını sağlar. Bu felsefenin amaçları şunlardır;

·  Yönetici ve çalışanların yaptıkları işlerden duydukları ‘’iş tatminini’’ azami düzeye getirmek.

·   Yönetici ve diğer personelin moralini yüksek tutmak.

·   Konukları personel ve kamu oyunda otelin prestijini azamiye çıkartmak.

·   İşçi – işveren ilişkileri ve halkla ilişkiler alanlarında daima uygun ve adil yolları tercih etmek.

·  İşletmede herhangi bir alanda ortaya çıkabilecek olumsuz şartları düzeltici önlemler almak.

14. Genel Müdür yönetici kadronun seçilmesinden, eğitiminden, bilgi ve icra düzeylerinin sürekli olarak geliştirilmesinden sorumludur. Departman yöneticilerinin performanslarını verimlilik ve etkinlik bakımından denetler. Yöneticilere gerektiğinde yol gösterir, yardım eder ve tavsiyelerde bulunur.

15. Genel Müdür otelinde verimli ve etkili bir organizasyon geliştirir, kullanır ve bu organizasyonun sürdürülmesini sağlar. Organizasyonda yer alan tüm personelin eğitiminden ve faaliyetlerinin düzenlenmesinden sorumludur. Organizasyon şemasına göre kendisinden sonra gelen üst yöneticilere görevleri çerçevesinde gerekli icra yetkilerini devredebilir.

16. Genel Müdür bütçeyle veya başka bir metinle belirlenmiş performans ulaşılmasından ve bu sonucu değerlendirecek kriterlerin tespitinden sorumludur.

17. Genel Müdür Genel Merkeze gönderilecek rapor, memorandum, bütçe v.s. gibi bütün dokümanları görür ve onaylar.

18. Genel Müdür, oteldeki işçi – işveren ilişkilerinin sağlıklı yürümesinden sorumludur. İşe alınacak personeli ve ücretlerini onaylar; işçi – işveren ihtilaflarını, disiplin onaylarını ve işçi çıkarma olaylarını özel olarak ve ayrıntılı biçimde inceler. Personele uygulanan ücret, prim ve özendirici teşvikler hakkında Genel Merkeze önerilerde bulunur.

19. Genel Müdür otelin bütün faaliyet alanları için en yararlı bilimsel yönetim teknik ve ilkelerin belirlenmesinden ve otel fasilitelerinin en modern tekniklerde donatılmasından sorumludur.

20. Genel Müdür departman yöneticileri ile otelde düzenli denetim gezileri (house-tour) yapar. Yukarıda 11.maddede bahsedilen departman ve işletme toplantılarının düzenli olarak yapılmasından ve verimli olmasından sorumludur.

21.Genel Müdür otelin, konukların veya personelin güvenliğini tehdit eden ve otelin kendi yönetmelik ve kurallarını ihlal eden olaylarla, her türlü yangın, kaza gibi olayları derhal ve bizzat ele alır, konuyla ilgili yasal mevzuata göre hareket eder, gerekli tedbirleri alır ve aldırır. Bu tür olayların meydana gelmemesi için gerekli eğitim ve denetimlere önem verir.

22. Genel Müdür, otelde ayrıca bir Satış ve Pazarlama Yöneticisi yoksa bu görevi de tam yetkiyle üstlenir.

23. Kalite sisteminin düzgün işlemesi için üstüne düşen görevleri eksiksiz olarak yerine getirir.

24.Yönetimin gözden geçirme toplantılarını yürütür.

25. Düzeltici ve önleyici faaliyetlerin tespiti, başlatılması, uygulanmasının takibini sağlar.

GENEL MÜDÜR YARDIMCISI

    Görev Tanımı: Görevli olduğu alanlarda otelin günlük işletme faaliyetlerinden sorumludur. Özellikle otelin çeşitli departmanlarının koordinasyonu onun görevi olup, Genel Müdürün yokluğunda ona vekalet eder.

Üst İlişkiler  : Genel Müdür  

1.    Genel Müdür ile birlikte satışı arttırma, eğitim ve personel ilişkileri gibi konularda ileriye dönük proje taslaklarının oluşturulmasında görev alır.

2.    Genel Müdürün kendisine verdiği kısa vadeli projelerin gerçekleştirilmesinden sorumludur.

3.    İşletmenin hedeflediği büyüme proğramlarında Genel Müdüre yardımcı olur.

4.    Etkili eğitim proğramlarının oluşturulmasında ve yürütülmesinde aktif rol alır.

5.    Kadroların oluşturulmasında, yeni elemanların seçimi ya da bir departmandan bir diğerine transferi işlemlerine nezaret eder.

6.    Günlük ve haftalık işletme toplantılarına katılır ve departmanlar arası iletişimi koordine eder.

7.    Otelin güvenliğinin sağlanmasında Genel Müdüre yardımcı olur.

8.    Genel Müdür Yardımcısı, Genel Müdür ve kendi adına, otelin en yetkili ev sahibi / sahibesi olarak özel konukları şahsen karşılar; onları adları ile hitab eder, tercih ve taleplerinin hemen ve kusursuz bir şekilde karşılanması için gerekli emirleri verir, icraatı denetler; bütün konuklara mümkün olabildiğince kişiye özel hizmet ve hepsinin mahremiyetine özen gösterir.

9.    Genel Müdür Yardımcısı, otelin konukları ve çalışanları ile ilgili bütün konularda mahremiyet kurallarına kesinlikle uyar ve dışarı bilgi sızmasını engeller.

10. Genel Müdür Yardımcısı, otel yönetimine ilişkin el kitaplarının güvenliğinden sorumludur. Bu kitapların otel dışına çıkartılmaması ve çoğaltılmaması için önlem alır.

11. Genel Müdür Yardımcısı, özel ve resmi bütün davranışlarında kendisinin ve otelin itibarını arttırıcı usul ve teamüllere riayet eder.

12. Kalite sisteminin düzgün işlemesi için üstüne düşen görevleri eksiksiz olarak yerine getirir.

13. Düzeltici ve önleyici faaliyetlerin tespiti, başlatılması ve uygulanmasının tahkikinde Genel Müdüre yardımcı olur.

GENEL MÜDÜR SEKRETERİ

Görev Tanımı     : Genel Müdürlüğe ait tüm rapor, mektup, memorandum, formlar gibi yazışmaları yapmak, Genel Müdürün randevularını ayarlamak, telefon trafiğinin akışını düzenlemek.

Üst İlişkiler : Genel Müdür

1.    Genel Müdürlüğe ait tüm rapor, mektup, memorandum, formlar gibi yazışmaları ve tercümeleri Genel Müdür ve Yardımcısına ait diğer gizli mahiyetteki yazışmaları yazar ve düzgün bir dosyalama sistemi gerçekleştirir.

2.    Departman toplantılarında bulunur ve toplantı kayıtlarını tutar; rutin yazışmaları hazırlar ve Genel Müdürün imzasına açar.

3.    Genel Müdürün telefon görüşmelerini yürütür, randevularını ayarlar ve hatırlatır.

4.    Genel Müdürü görmeye gelenleri yönlendirir, gerektiğinde görüştürür.

5.    Departmanların Genel Müdürlüğe sundukları günlük kayıtları inceler, önemli ve acil konuları iletir.

6.    Genel Müdürlüğe gelen (kişiye özel olanlar hariç olmak üzere) postayı açar, konu ve önemine göre sınıflandırır, gelen evrak dosyasına kaydeder ve Genel Müdüre verir; Genel Müdürlükçe dışarı gönderilen dosyayı kaydeder, kopyalarını dosyalar.

7.    Genel Müdürlük için gerekli ofis malzemelerini hazır bulundurur; satın alınması gereken malzemeler için istek fişi hazırlar, Genel Müdürün onayına sunar ve aldırır.

8.    Genel Müdürlük ofisinin temizlik ve düzeninden sorumludur ve bu alanların tertipli, temiz olmasına özen gösterir.

9.    Bu mekanda kullanılan makine ve diğer araç gerecin rutin bakımını ve gerekli tamiratını yaptırır.

10. Genel Müdür misafirlerine çay, kahve servisi yapılmasını sağlar.

11. Daima bakımlı, düzenli ve temiz bir görünüm içindedir.

12. Çevresine karşı güler yüzlü ve çok nazik davranmaya özen gösterir.

13. Kendisinden makul ölçüler dahilinde istenen diğer başka görevleri de yapar.

14. Kalite sisteminin düzgün işlemesi için üstüne düşen görevleri eksiksiz olarak yerine getirir.

15. Düzeltici ve önleyici faaliyetlerin tespiti, başlatılması, uygulanmasının takibi ve yerine getirilmesi konusunda yardımcı olur.

16. Gelen – giden fax trafiğini yürütür.

MUHASEBE MÜDÜRÜ

Görev Tanımı : Otelin mali işlerini yöneten ve yönlendiren kişidir.

Üst İlişkiler : İdari açıdan Genel Müdüre bağlıdır.

1.    Otelin gelir ve gider kayıtlarının yasalara göre tutulmasını sağlamak.

2.    Bütçe – gerçekleşen kıyaslaması yaparak hedef sapmasının önüne geçmek.

3.    Mali rapor ve tabloların zamanında yapılmasını sağlamak.

4.    Kurulan borç ve alacakların takibini sağlamak.

5.    Üçüncü şahıslara karşı mali açıdan şirketi temsil etmek.

6.    Diğer departmanlarla gerekli koordinasyonu sağlayarak evrak akışını düzenlemek.

7.    Bağlı olan birimlere eğitim vermek.

8.    İşletme içi kontrol sistemlerini kusursuz bir şekilde uygular.

9.    Otelin ileriye dönük muhtemel yıllık bütçesini Genel Müdür, Genel Müdür Yardımcısı ve diğer ilgili departman müdürleriyle hazırlar.

10. Faturaların ödenmesini otel Genel Müdürü ve Genel Müdür Yardımcısı ile koordineli bir şekilde yürütür.

11. Muhasebe Müdürü, otelin önceden saptanmış bütçe hedeflerine göre mali gelişimini satış, maliyet ve net gelir hesaplarını yapar ve aylık, yıllık mali analiz cetvellerini hazırlar.

12. Otel işletmesinin mali portföyü hakkında Genel Müdür ve Genel Müdür Yardımcısına bilgi verir.

13. Genel kasaya giren nakit akışını denetler.

14. Otele ait alım, satış ve diğer harcamalarla ilgili kayıtların tutulmasını sağlar.

15. Aylık Kar / zarar raporlarını hazırlar.

16. Banka hesaplarını ve açılan kredileri sürekli olarak kontrol eder ve aylık raporları hazrılar.

17. Genel ambar sayımı raporlarıyla maliyet kontrolü raporlarını inceler ve muhasebe kayıtları ile karşılaştırır.

18. Merkeze gönderilecek aylık raporları tanzim eder, kontrol eder, Genel Müdür’e onaylatır ve evrakla birlikte gönderir.

19. Belirli aralıklarla departman toplantıları düzenler ve bilgi akışını sağlar.

20. Diğer departman müdürleriyle sürekli iyi iletişim içinde bulunur ve gerekli tüm toplantılara katılır.

MUHASEBE MÜDÜR YARDIMICISI

Görev Tanımı : Muhasebe departmanında yapılan işlerden sorumludur.

Üst İlişkiler : İdari açıdan Muhasebe Müdürüne bağlıdır.

1.    Otelin resmi defterinden sorumlu olmak.

2.    Muhasebe ve bu departmana bağlı diğer personelden sorumlu olmak.

3.    Genel Müdüre gidecek tüm raporların zamanında hazır olmasını temin etmek.

4.    Aylık kapanışı hazırlamak.

5.    Kapanış bitmeden önce bilançoyu kontrol etmek.

6.    Muhasebe personeline zaman zaman eğitim vermek.

7.    Gelirler memurunun günlük olarak yapmış olduğu işi tekrar kontrol etmek.

8.    Cari borçlar memurunun ödemeye hazırladığı faturaların çeklerini yazmak.

9.    Ay sonu ve sıkışık zamanlarda diğer personele yardım etmek.

10. Cari alacakları takip etmek.

11. Ay sonuna kadar gelmesi gereken faturalar geciktiği zaman onlara karşılık ayırmak.

12. Sık sık genel kasiyerleri denetlemek.

13. Banka mutabakatlarını günü gününe takip etmek.

14. Günlük nakit cetveli hazırlamak.

15. Vergi, İş ve SSK kanunlarında bilgi sahibi olmak.

16. Muhasebe Müdür olmadığı zamanlarda onu temsil etmek.

MALİYET MUHASEBE SORUMLUSU (COST CONTROLLER)

Görev Tanımı     : Otelin yiyecek içecek satışlarında vergi öncesi karın azami düzeyde tutulması için tüm materyallerin ve malzemelerin maliyeti hakkında gerekli tüm bilgileri denetlemek ve üretim aktiviteleri kontrol testleri yapmak maliyetleri asgari düzeyde tutmak.

Üst İlişkiler : İdari açıdan Muhasebe Müdürüne bağlıdır.

1.    Tesellüm ve ambar talep fişlerinin kontrolü ve muhasebeleşmesi : Depodan gelen tesellüm raporu. Faturaların ilgili satıcıya doğru girilip girilmediği, varsa faturadaki indirimin doğru ayrılıp ayrılmadığı, ilgili malzemenin ilgili stoka girip girmediği, malzemenin miktarının doğru girip girmediği ve faturanın kredi veya peşin olup olmadığı kontrol edilir. Herhangi bir yanlışlık varsa düzeltme yapılır. Tüm faturaların doğruluğu kontrol edilir. Bilgisayarda mahsup numarası vererek otomatik muhasebeleştirme yapılır. Yani satıcı alacaklı, ilgili stok hesabı borçlu, indirilecek KDV borçlu olarak bir günlük tesellüm işlemi bitirilir.

2.    Ambar talep fişleri : Bir günlük departmanlar ambardan talep fişi karşılığında malzeme alırlar. Depodan gelen çıkış fişlerinin çıkış listesi ile miktarların doğru çıkıp çıkmadığını, ilgili departmana çıkıp çıkmadığı kontrol edilir. Bilgisayar proğramındaki otomatik mahsup numarası verilir ve muhasebeleştirilir. Yani talep alan departmanlar borçlu, ilgili depo stoku alacaklı olarak bir günlük çıkışlar bitirilir. İlgili mahsup listeleri tesellüm ve çıkış fişlerinin üzerine zımbalanarak muhasebeye verilir.

3.    Minimum maksimum stoklar : Sezonu ikiye bölerek kış ve yaz olarak minimum maksimum stoklar ayarlanmıştır. Tüketimin sürümüne göre stoklar değişmektedir.

4.    Otele giren malzemelerin satın alma fiyat karşılaştırması : Çok sık olmamakla birlikte çok sürüm olan malzemeler, diğer otellerin alış fiyatları ile bizim alış fiyatlarımız karşılaştırılır.

5.    Günlük pansiyon maliyeti : Sabah, öğlen ve akşam olmak üzere günlük tüketilen malzemeyi mutfak personeli yazmaktadır. Yazılan bu malzemeler bir gün sonra cost tarafından mutfaktan alınıp o malzemelerin mutfağa giriş fiyatlarından toplanarak bir rakam bulunuyor. Çıkan rakam otelin F&B kuruna bölünüyor. Bölünme sonucu bulunan DM’yi otelde yemek alan misafir sayısı ve ödenmez yemek alan kişiler toplamına bölünür. Bir misafirin, sabah, öğlen ve akşam kaç DM’lik malzeme tükettiği tespit edilir. Aynı şekilde bir günlüğün üzerine bir aylıkta pansiyon maliyeti hesaplanır. Yani tarihler arası olmaktadır.

6.    Satış yapan tüm departmanların kontrolü : Kasiyer gün başlangıcında zimmetle aldığı adisyonları departmanlarda bulunan bilgisayarlara (proğram) servis görevlisinin misafirin yiyecek ve içecek taleplerini yazdığı garson istek fişlerini kasiyere getirmesi ile kasiyer adisyonu bilgisayar programından yararlanarak yazdırır. Yazdırdığı adisyonu garsona ya da barmene verir. Garson veya barmen misafirin yediği veya içtiğini gösteren bu adisyonu misafire imzalatır. Kasiyer imzalatılan adisyonun üzerindeki bilgilerin doğruluğunu kontrol eder ve numara sırasına koyar. Gün sonu şiftini çeker. Yiyecek içecek ayrımlarını kendilerine verilen gelirler tablosuna işler. Adisyonlarını raporun içine bırakır. Nakit tahsil etmiş ise ön büroya teslim eder. Bir sonra kasiyerler tarafından departman departman kasiyer bırakılan adisyon ve raporları cost tarafından alınır. Yiyecek içecek ayrımları kontrol edilir. Ön büro ve departman raporları kontrol edilir. Adisyonlar tek tek ekinde bulunan garson istek fişi ile tutup tutmadığı kontrol edilir. Kontrol edilen adisyonlar önceden hazırlanmış numarataj şablonuna işaretlenir (numaratajı yapılır). 15 gün veya 1 ay ofiste bekletilen adisyonlar daha sonra kolilenerek arşive konur.

7.    İçecek maliyeti kontrolü : Günlük satılan içecekler bir bilgisayar dosyasında tutulur. Ay içindeki ambardan alınan içecekler bir bilgisayar dosyasında tutulur. Ay içi transferleri bir bilgisayar dosyasında tutulur. Ay içinde fire ve zayi olan içecek tutanakları bir bilgisayar dosyasında tutulur. Ay sonu sayımlarındaki içecekler bir bilgisayar dosyasında tutulur. Ay sonunda bu dosyalar birleştirilerek maliyet ve gelir karşılaştırılarak bir içecek detay raporu yapılır. Birde miktarlar üzerinden bire bir içecek kontrol raporu yapılır. Barlarda satışa göre stok ayarlanmıştır. Depoya boşunu götürmeden dolusunu alamıyor. Ayarlanan stoklar sürüme göre değişmektedir. Depodan alınan sert içkiler ilgili barın tıcıtı yapıştırılarak verilmektedir.

8.    Yiyecek kontrolü : Depodan talep fişi ile mutfak ve barlara yiyecek verilmektedir. Barlara verilen yiyecekler, çerezler ve portakal, greyfurt ve limon, çerezler içeceklerin yanında ikram olarak veriliyor. Portakal ve greyfurt limon ile sıkılarak misafire satılması için veriliyor. Ay içinde Portakal ve Greyfurtun 1 kg’mından kaç bardak çıktığı tespit ediliyor. Ay sonunda satılan ve satılması gereken miktar karşılaştırılıyor. Barlara birde hazırlanmış porsiyon lanmış yiyecekler mutfaktan transfer olarak yapılmaktadır. Mutfaktan personel mutfağına günlük transfer yapılmakta, yapılan transferler mutfağa alacaklı, alan departmana borçlu şekilde transfer yapılmaktadır. Bunların sağlıklı yapılması pansiyon maliyetinin sağlıklı çıkmasını da sağlıyor. Birde transferle aldığı malzemenin sağlıklı satılıp satılmadığı ortaya çıkıyor. Personel mutfağına ambardan ve mutfaktan alınan yiyecek malzemeleri bir aylık bir bilgisayar dosyasında toplanarak ay sonunda devir ve sayım dosyalarında birleşerek kişi başı personel maliyeti hesaplanmaktadır. Barlara ve personel mutfağına yapılan transferlerden sonra mutfakta bir maliyet kalıyor. Açık büfede yemek yiyen fulcomp ve ofislerin maliyetini düştükten sonra bir aylık toplam pansiyon maliyetini buluyoruz. Bir aylık gecelemeye bölerek bir misafirin bir günlük maliyetini buluyoruz. Tüm departmanların yiyecek devirlerini alıyoruz. Ay içi girişlerini alıyoruz artı ve eksi transferlerini alıyoruz. İlgili ay sonu sayımını düşerek bir tüketim buluyoruz. Bu tüketimden personel yemeğini, ödenmez maliyetini, fulcomp misafirlerin tükettiği yiyecek maliyetini düşerek misafir maliyetini buluruz. Misafir maliyetini ilgili ayın gelirine bölerek yüzde kaç maliyetle çalıştığımızı da görebiliriz.

DEPO ELEMANI

Görev Tanımı: Depoya gelen malzemelerin kontrolü ve depo düzeninden sorumludur.

Üst İlişkiler : İdari açıdan Depo Şefine bağlıdır.

1.    Depo elemanı sabah mal talep kutusunu açıp uygun ve saatinde gelen departmanlara talepte yazılan malzemeyi verirken FIFO LIFO sistemine uyularak verir.

2.    Verilen malzemeyi stok kartından düşer.

3.    Malzeme verildikten sonra depo temizliği yapılır. Depoda maksimum ve minumum stoka göre eksilen malzeme varsa listesi çıkarılır ve depo şefine bildirilir. Firmalar tarafından gelen malzeme teslim alınır ve alınırken üretim ve son kullanma tarihlerine dikkat edilir.

4.    Zedelenmiş paslı kirli malzemelerin alınmamasına dikkat edilir.

5.    Hangi malzeme nasıl depoya istiflenir bunları bilmelidir. Hangi depoda olduğunu tam bilmelidir.

GELİRLER SORUMLUSU

Görev Tanımı : Günlük giriş yapan tüm gelir hesaplarının kontrolünü yapmak.

Üst İlişkiler : İdari açıdan Muhasebe Müdür Yardımcısına bağlıdır.

1.    Yiyecek içecek ünitelerinin gelirleri, kiralık kasa, telefon, çamaşır yıkama gelirleri, konaklama gelirlerini takip etmek.

2.    Bütün günlük misafirlerin girişlerinin kontrolü.

1. Acenta bazında ayırmak.
2. Sözleşmeleriyle fiyat kontrolü.
3. WLK, münferit ayırımı ve fiyat kontrolü.
4. Housekeeping raporlarıyla kontrolü.
5. Kredili müşterilerin faturalandırılması.
   

3.    Günlük ve aylık sayış raporu hazırlamak.

1. Food & Beverage hazırlamak (günlük)
2. Faaliyet raporu ve hasılat raporu.
   

4.    Düzeltme ve eksiltmelerin kontrolünü yapmak

1. Correction.
2. Discound.
   

5.    Acentalarla hesap mutabakatı hazırlamak.

6.    Telefon ve kiralık kasa için şok kontroller yapmak.

7.    Otel yönetiminin kullandığı telefonlar raporlarını hazırlayarak Muhasebe Müdürünün görüşüne ve imzasına sunmak. Ay sonu kapanışlarda otel telefonlarının maliyetini tespit dip ilgili hesaplarda takip etmek.

8.    Önemli evrakların her an kullanılabilecek bir yerde muhafaza etmek.

9.    Ön büro tarafından city legder e kaldırılan hesapları kontrol etmek kontrat fiyatları ile karşılaştırılarak ilgili hesaba atıp faturasını kesmek.

COST CONTROL MEMURU

Görev Tanımı : Günlük departmanların işlevlerini incelemekle sorumludur.

Üst İlişkiler : İdari açıdan Cost Controller’a bağlıdır.

1.    Günlük departmanlardan misafirlerin extra folio’larına giren sipariş edilen captaın orderdaki bilgilerle tutup tutmadığını kontrol etmek.

2.    Eğer bu bilgiler tutmuyorsa gerekli düzeltmeleri yapmak.

3.    Adisyonla girişi yapılan yiyecek ve içecek satışlarını cost ofis menüsüne atıp atmadığını kontrol etmek.

4.    Sağlıksız atan veya atmayan malzemelerde gerekli düzeltmeleri yapmak. Daha sonra bu adisyonların numaratajını yapıp sağlıklı bir şekilde muhafaza etmek.

5.    Departmanlardan gelen yiyecek ve içecek transferlerini yapmak.

6.    Departmanlarda yapılan ağırlama çeklerini onaylattıktan sonra ikram eden kişinin ikram kartlarına işlemek.

7.    Ay sonu sayımlarına katılıp sağlıklı bir şekilde sayım girişlerini yapmak.

8.    Ay sonu cost raporu çıkarılırken cost controller şefine yardımcı olmak.

KASİYER

Görev Tanımı : Satış noktalarında müşterilerin harcamalarını giriş yapmakla sorumludur.

Üst İlişkiler : İdari açıdan Cost Controller’a bağlıdır.

1.    İşe başlarken çalışacak olduğu departmana kendisine gerekli olan adisyon, ödenmez çek ve gerekli müşteri listelerini tatmamlar.

2.    Kredi hesap girişi : Servis elemanları misafirden sipariş alırken garson istek fişi kullanır. İstek fişine yazılan siparişlerle birilikte misafirin extra kartını da alır. Servis elemanı daha sonra istek fişi ve kartla birlikte departman kasiyerine teslim eder. Kasiyer kendisine gelen kart ve sipariş fişini bilgisayar yardımıyla misafirin extra folio sunar işler. Sonra misafirin imzalaması için servis elemanına teslim eder.

3.    Eğer misafir otelde konaklamıyor dışardan gelmiş ise misafirden cash tahsil edilir. Cash hesabın krediden farkı misafirin extra kartı olmadığından garson istek fişine cash alınacağı belirtilir.

4.    Kasiyere gelen istek fişine göre kasiyer kendi adına peşin folio ya adisyonla siparişi girer.

5.    Gün sonunda ise kendi peşin foliosundaki totalle elinde bulunan tutarı kontrol ederek imza karşılığı F/O kasiyerine teslim ederek hesabını kapatır.

6.    Otel içi ödenmez hakkına sahip kişilerde ise adisyon yerine ödenmez çek kullanır.

7.    Yapılan bu işlemlerin sonunda adisyonları seri numarasına göre dizerek cost ofisin belirlediği yere bırakır.

8.    Kasiyer shift raporunu, yiyecek içecek raporunu ve departman raporunu çeker. Bu üç raporun toplam rakamlarının tutması gerekir. Şayet tutmuyorsa adisyonlar raporlarla tek tek karşılaştırılır. Günün son işlemi olarak departmandaki gelirin yiyecek ve içecek gelir tutarlarını ayırarak günlük gelir tablosuna işler.

CARİ İŞLER SORUMLUSU

Görev Tanımı : Cari hesaplardan sorumludur.

Üst İlişkiler : İdari açıdan Muhasebe Müdür Yardımcısına bağlıdır.

1.    Otele alınan tüm malzemelerin, sisteme göre ilgili departman ve hesaplara atılıp atılmadığının kontrolü, fiyat analizlerinin faturaya göre doğru yapılıp yapılmadığı, iskonto yapılmış ise onun doğruluğunun takibini sağlamaktır.

2.    Cari işler; Satın Alma, Depo ve Cost Control ile birlikte entegre bir çalışma içerisindedir. Cari işler sorumlusu olarak verilen fiyat listeleri ve bakım anlaşmalarının kontrolünü sağlamak, faturaların alfabetik sırayla düzenlenmesi ve dosyalanması her ayın sonunda yapılan ödeme planına yardımcı olmaktır.

3.    Satıcılara yapılan ödemeler bankadan gönderilen dekontlarla karşılaştırılarak aynı zamanda da mutabakat sağlanmış olur.

4.    Tüm  satıcılarla her altı ayda bir yazılı mutabakat sağlanır.

GENEL KASA SORUMLUSU

Görev Tanımı : Genel kasadan sorumludur.

Üst İlişkiler : İdari açıdan Muhasebe Müdür Yardımcısına bağlıdır.

1.    LOVA OTEL SPA hotel’in nakit tahsilat ve ödemelerini takip etmek.Ön büronun kasasını günlük olarak takip etmek. Ön büronun günlük olarak bozduğu dövizler kurlar ile karşılaştırılır,alınıp bankaya yatırılır.Bozuk para ihtiyacı karşılanır.Slipler gün sonu işlemi ve departman raporu ile karşılaştırılır,bankaya geçip geçmediği takip edilir.Bir gün önceden muhasebeye devreden miktar alacak ise tahsil edilir,borç ise ön büroya ödenir.

2.    Kasanın nakit tahsil ettiği paralar için tahsilat fişi, nakit ödediği paralar için tediye fişi düzenlemek. Günlük kasa defteri tutmak. Günlük tahsilatlar defterinin borç kısmına, tediyeler ise alacak tarafına yazılır.Gün sonunda günlük tahsilatlarla bir gün önceden ki  devir toplanır, o günkü tediyeler düşülür ve sonu kasa kalanı bulunur.      

3.    Bankadan yapılan ödemeler ile banka hesabımıza gelen havaleleri günlük olarak takip etmek, mutabakatsızlık halinde banka ile irtibat kurarak mutabakatı sağlamak.

4.    Haftalık nakit akım tablosunu günlük olarak düzenlemek ve ilgili birimlere ulaştırmak ( Genel Müdür, Muhasebe Müdürü ).Haftalık nakit tablosunda  o haftaki ödemelerimiz ve tahsilatlarımız, bankadaki TL ve döviz bazında para durumumuz,çeklerimizin durumu görülmektedir.

5.    Kasadan yapılan ödemelerin faturaları, banka dekontları, makbuzlar ve aylık banka extraları merkeze listelenip gönderilir. Bankadan gelen extra ile bizdeki muavin defter ve banka defteri karşılaştırılır.Uyuşmazlık varsa kontrol edilerek düzeltilir ve mutabık kalındıktan sonra muhasebe müdür yardımcısı ve muhasebe müdürünün onayı ile merkeze gönderilir.

6.    Kasa defteri, haftalık nakit tablosu muhasebe müdür yardımcısı, muhasebe müdürü ve genel müdürün onayına sunulur.

7.    Animasyon show bedelleri genel müdür onaylı olarak muhasebeye ulaştırılır. Show’un parası  showun yapıldığı o günkü gece müdürü tarafından onaylandıktan sonra ödenir.(Sohow tutarı döviz ise o günkü döviz alış kurundan hesaplanarak ödenir). 

      DEPO  ŞEFİ

Görev  Tanımı: Yiyecek-İçicek ve Genel ambar Malzemeleri ile cam,porselen,çelik eşya vs. malzemelerin ambarda düzenli bir şekilde uygun ortamlarda, minimum ve maksimum  seviyelerde bulundurmak eksilen ürünlerin siparişlerini hazırlayıp takip etmek aylık envanterleri çıkarmak.

Üst ilişkiler  : Maliyet muhasebe şefi (Cost Controller)

1.    Mesaisine zamanında gelir.

2.    Daime temiz ve düzenli bir görünüm içindedir.

3.    Her sabah ambarları denetler.

a.  Temizlik ve hijyen kontrollü,

b.  Minimum stok seviyesine düşen malzeme siparişleri,

3. Ambar kapanışından sonra acil olarak ambarların açılarak mal alınıp alınmadığını kontrolünü,
4. Soğuk depoların derecelerinin uygunluğunu kontrol eder.

4.    Market listeyi ( sebze ve meyve) ambardaki mevcut malları göz önüne alarak en geç saat 16.00’ya kadar aşçı başına teslim eder. Aşçı başı tarafından gerekli görülen malların siparişlerini verir.

5.    Departmanlardan gelen malzeme isteklerini hızlı dikkatli ve malzeme veriş saatlerine göre verilmesini sağlar.

6.    Gelen malzemeleri, satın alma analiz forumları ve faturaları karşılaştırılır, tesellümü yapılmış malzemeleri  teslim alır ve ambar katalogunda belirlenmiş sıra numaralarına göre raflara yerleştirilmesini sağlar.

7.    İlk giren malzeme  ilk çıkan sistemine (FİFO) uyulmasına özen gösterir.

8.    Ay içerisinde haftada en az fiziki sayım kontrolü yapar, tutarsızlık ve farklılık raporunu hazırlar, sebebini araştırır.

9.    Ay sonu kapanış envanterini, sayım ekibi ile birlikte yapar.

10. Ambarda yavaş hareket gören malların listesini hazırlar ve ilgili departmanlara dağıtarak,malzemelerin son kullanım tarihinden evvel kullanılmasını sağlar.

11. Ambardaki mevcut malzeme listelerini ve minimum maximum stok seviyelerini içeren katalogları hazırlar ve departmanlara dağıtır.

12. Fatura girişlerini yapar.

13. Malzeme alımında malzeme giriş kartlarındaki kriterleri göz önüne alarak alır ve malzeme giriş kartlarına işlem yaptırır.

14. Malzeme alımında malzemenin üzerine o günün tarihini belirten etiket yapıştırılır.

15. Uygunsuz mamulleri  RED deposuna kaldırır,satın almaya bilgi verir.                              

BİLGİ   İŞLEM   SORUMLUSU

Görev Tanımı:Kurulu olan otel otomasyon proğramının işleyiş  ve akışını sağlamak,bilgisayarla ilgili sorunlarla olan departmanların bu sorunlarına çözüm getirmek.

 Üst İlişkiler  :  İdari açıdan Muhasebe Müdür yardımcısına bağlıdır.

1. Mesaisine zamanında gelir.
2. Daima temiz ve düzenli bir görünüm içerisindedir.
3. Her gün muayyen aralıklarla proğram back’ını alır.

1. Alınan back-up ları düzenli bir şekilde korur ve muhafaza eder.
2. Back-up ları her güne ayrı ayrı tutar.

4. Bilgisayar kullanan bütün departmanların sorunlarıyla 1.derecede ilgilenir ve bu sorunlara çözüm getirir.
5. Çözümü mümkün olmayan bilgisayar ve sarf malzemeleri yetkili servislerine ve yardımcı firmalara  tamir için gönderir.
6. Üslerinin ve amirlerinin istedikleri raporları ve yazışmaları hazırlar.
7. Aylık yapılan raporların dağılımını  yapar.
8. İstendiğinde muhasebe ve diğer departmanlara yardımcı olur.
9. Bilgisayar satın alma işlerinde satın alma kurallarına bağlı kalarak satın alma müdürü ile birlikte hareket eder.
   

F & B MÜDÜRÜ

Görev Tanımı :  Yiyecek & İçecek departmanı alt bölümlerinin tüm faaliyetlerinden sorumludur.

Üst  İlişkiler     :   İdari açıdan genel müdüre bağlıdır.

Yiyecek & İçecek departmanlarının alt bölümleri şunlardır:

a)    Yiyecek hazırlama ( mutfak, kasaphane, sebze ön hazırlık, pastane gibi) bölümleri

b)    Stewarding bölümü,

c)    Restaurantlar-barlar

d)    Oda servisi

e)    Ziyafet ve toplantılar

1.    Genel Müdürce belirlenen işletme hedefleri çerçevesinde Yiyecek ve içecek departmanı işletme hedeflerini satar. Departman bütçesini  oluşturur. Bütçe doğrultusunda hedeflenen karlılık için satış hacmini ve maliyet oranlarını belirler,üretim ve servis kalitesini belirleyen kriterleri geliştirir.

2. Maksimum karlılık yerine misafiri memnun ederek uzun vadede daha karlı olmak hedefini benimser. Fasilitelerin, araç ve gerecin daime çalışır vaziyette tutulmasını,belirlenen standartlara göre hizmet verilmesi ve satışlarla maliyet arasındaki dengenin sürdürülmesi gibi yönetim prensiplerinin Yiyecek ve içecek departmanını başarıya götüreceğine inanır.
3. Belirlenen hedefler çerçevesinde bu hedeflere ulaşmak için  gerekli  planları yapar. (Satışların menüler promosyon programları ve rakamlarla ve özellikle üretim ve servisle gerçekleştirmesinin planlanması, masrafları azamiye indirecek bakım onarım sistemlerinin kurulması gibi.)
4. Departman işlevlerinin eksiksiz ve verimli bir şekilde yürütülebilmesi için  personelin eğitiminden sorumludur.
5. Yiyecek & içecek müdürü günlük ve haftalık toplantılarla departmanın alt birimleri arasındaki koordinasyonu, kendi departmanı ile diğer departmanlar arası koordinasyonu  ise Genel Müdürün yönetiminde yapılacak departman şefleri  toplantıları aracılığı ile gerçekleşterir.
6. Yiyecek ve içecek departmanında görevli personelin performansından, fasilitelerin maliyet,satış ve karlılığından  Genel Müdüre karşı doğrudan sorumludur.
7. Yiyecek & İçecek departmanlarını işletme maliyeti, satış arttırma verimlilik, işi basitleştirme ve sanitasyon açısından analiz eder. Azami performansa ulaşabilmek için gerekli düzeltmeleri yapar,yapıcı önerilerde bulunur, bordro kontrolünü yapar.
8. Yiyecek & İçecek departmanı personeli için eğitim proğramları geliştirir ve uygular.
9. Uygulanması önerilen yöntem ve standartlara  uyulup uyulmadığını   kontrol eder.
10. Diğer departman şefleri ile yapacağı işbirliği ve faaliyetlerle ilgili ve kendi görevi dahilinde vereceği talimatlar ve yapacağı görevlendirmelerde doğrudan Genel Müdüre sorumludur.
11. Yiyecek & İçecek departmanı alt birimleri şeflerine görevlerinde yardımcı olur ve gerekli talimatları verir.
12. Menülerin yapılması, fiyatlandırılması ,yemeklerin sunuşu,sanitasyon koşulları, çalışanların iş saatlerinin düzenlenmesi gibi işleri denetler ve koordine eder,yemeklerin hazırlanmasında ve servisinde kalitenin sağlanmasına dikkat eder.
13. Satın alma müdürünün yaptığı alımlarda, Yiyecek & İçecek departmanınca hazırlanan yiyecek spesifikasyonlarına ve kalite kriterlerine uymasını sağlar.
14. Departmanını tüm işlevlerinin mükemmel bir şekilde yapılması ile ilgili konuların  görüşüldüğü haftalık işletme toplantısını yönetir;verilecek banketler, işletme problemleri, uygulamada yapılacak değişiklikler,getirilecek yenilikler gibi konuların görüşülmesini sağlar.
15. Yiyecek & İçecek departmanında çalışanları görevlerine kolayca alıştırmak için departmanındaki tüm görevler için iş tanımları geliştirir.
16. Genel Müdür, Personel Müdürü ve diğer departman müdürleriyle işbirliği içinde  Yiyecek & İçecek departmanı personelini işe alır yada işlerine son verir.
17. Yiyecek & İçecek departmanının tüm birimlerini her gün teftiş eder.
18. Departman alt birim şefleri ile birlikte satış artırıcı,maliyet düşürücü ve verimliliği artırıcı yeni fikirler geliştirir.
19. Aylık faaliyet raporları hazırlar  Genel Müdüre gönderir.
20. Haftalık toplantı notlarını Genel Müdüre gönderir ve gerekli iyileştirmeler konusunda bilgi verir.
    

MAITRE  D’ HOTEL

Görev Tanımı: Otelin bütün Yiyecek ve İçecek birimlerinde misafirlere özenli bir servis sunmaktan, görevli tüm yiyecek ve içecek servis personelinin faaliyetlerini koordine etmek ve denetlemekle sorumludur.

Üst İlişkiler : İdari olarak F&B Müdürüne bağlıdır.

1.    Her gün servis öncesinde servis elemanları ile kısa toplantılar yaparak günün menüsü, özel yemekleri ve diğer özel proğramlarla ilgili konularda aydınlatır, bilgi verir.

2.    Restaurantları tek tek dolaşarak servis için gerekli araç-gereç, masa örtüleri, peçeteler, çatal-bıçak ve tabak takımlarının eksik  olup olmadığını kontrol eder; yetersiz ve noksan bulduğu konularda rapor hazırlayarak Yiyecek & İçecek Müdürüne bildirir.

3.    Servis personelinin üniformalarını ve genel görünümlerinin temiz ve kişisel hijyen kurallarına uygun olup olmadığını her gün kontrol eder.

4.    Restaurantların iş saatleri içinde verilen servisi yönetir ve denetler.

5.    Misafirlerle kişisel olarak tek tek ilgilenir, servisle ilgili olarak şikayetleri ve önerileri olup olmadığını her gün kontrol eder.

6.    Restaurantlarda meydana gelen olaylar hakkında günlük rapor tutar (Log Book) ve Yiyecek İçecek Müdürüne bildirir.

7.    Günlük toplantılara ve haftalık yiyecek & içecek departman toplantısına katılır.

8.    Zaman, zaman personel toplantıları düzenler ve çalışanların şikayetlerini, önerilerini dinler.

9.    Terfi, nakil, tayin ve diğer personel hareketleri konusunda Yiyecek & İçecek Müdürüne önerilerde bulunur.

10. Günlük görev çizelgesi hazırlar ve işe geç gelenlerle hiç gelmeyenlerin kaç kişi olduğunu belirler ve Yiyecek & İçecek Müdürüne rapor eder.

11. Daima bakımlı, düzenli ve temiz bir görünüm içindedir.

12. Çevresine karşı güler yüzlü ve çok nazik davranmaya özen gösterir.

13. Kendisinden makul ölçüler dahilinde istenen diğer başka görevleri de yapar.

BAR  CAPTAIN

Görev Tanımı : Barların iç ve dış operasyonunu yönlendirir.

Üst İlişkileri : İdari açıdan Barlar Şefine bağlıdır.

1.    Mesaisine zamanında gelir.

2.    Daima temiz, düzenli ve güler yüzlüdür.

3.    Barların iç ve dış temizliğini kontrol eder.

4.    Verilen servisin standartlara uygun olup olmadığını denetler.

5.    Tüm bar personelinin çalışmalarından ve yönlendirilmelerinden sorumludur.

6.    Barın stoklarını kontrol eder ve eksikleri tamamlar.

7.    Tüm içkilerin ve kokteyllerin standartlara göre hazırlanmasını sağlar, yada bizzat yapar.

8.    İçeceklerin hazırlanmasında barmene ve serviste bar garsona gerektiğinde yardımcı olur.

9.    İş bölümü ve görev dağılımı yapar.

(Kendisinden makul ölçülerde istenen diğer başka işleri de yapar.)

BARLAR  ŞEFİ

Görev Tanımı : Otelin içki ve meşrubat servisi ile ilgili birimlerinde tüm faaliyetlerin koordinasyonu, yönetimi ve personelin denetiminden sorumludur.

Üst İlişkileri : İdari açıdan Maitre D’Hotele bağlıdır.

1.    Mesaisine zamanında gelir ve işe başlar.

2.    Daima temiz ve düzenli bir görünüm içindedir. Üniforma giyer.

3.    Barlar personelinin faaliyetlerini kontrol eder ve denetler.

4.    Alkollü ve alkolsüz içkilerin hazırlanmasında standart reçetelerin kullanılmasını sağlar.

5.    Bar personelini, düzenli aralıklarla, içki hazırlanması ve servisi konusunda eğitir.

6.    İşin yoğunluğuna ve özel davet proğramına göre bar personelinin günlük çalışma çizelgelerini hazırlar.

7.    Barların tüketim ihtiyaçlarına göre hazırlanan malzeme istek formlarını gözden geçirir ve ambarlarda gerekli malzemenin hazır bulunmasını sağlar.

8.    Gerektiğinde bar konuklarını karşılar, yer gösterir ve servis yapar.

9.    Konuk şikayetlerini ve servis ile ilgili problemleri çözümler.

10. Yiyecek & İçecek Müdürünün onaylamış olduğu satın alma formlarını işleme koyar.

11. Personel performans değerlendirmelerini, zarar-ziyan raporlarını ve diğer departman içi yazışmaları düzenler.

12. Barların her zaman temiz ve servise hazır olmasını sağlar.

13. Personelin sosyal faaliyetlerini düzenler ve katılır.

14. Kendisinden istenebilecek makul düzeyde diğer işleri de yapar.

BAR GARSONU

Görev Tanımı : Barlara yapılan içki servisinden sorumludur.

Üst İlişkileri : İdari açıdan Barmene bağlıdır.

1.    Mesaisine zamanında gelir.

2.    Daima temiz, düzenli ve güler yüzlüdür.

3.    Barlarda yapılan servislerden sorumludur.

4.    Barlarda misafirlerin karşılanması ve seçtikleri yere oturmalarını sağlar.

5.    İçecek önerisi yapar ve siparişleri alır.

6.    Servisi yapar ve misafirin bardan memnun ayrılmasını sağlar.

7.    Hesabı düzenler ve kasiyere ulaştırır.

8.    Bardaki masaları düzenler.

9.    Bar içi ve bar dışı genel temizliği yapar.

10. Misafirin ihtiyaçlarına karşı duyarlıdır, misafire sıcak ve hızlı servis yapar.

11. Kendisinden makul ölçülerde istenen diğer başka işleri de yapar.

BARMEN

Görev Tanımı : Alkollü ve alkolsüz içkileri hazırlamak ve servisini yamak.

Üst İlişkiler : İdari açıdan Bar Kaptanına bağlıdır.

1.    Belirlenmiş saatlerde işbaşı yapar.

2.    Daima temiz ve düzenli bir görünüm içindedir. Üniforma giyer.

3.    Konuk siparişlerini alır, hazırlar ve servisini yapar.

4.    Hesap pusulasını hazırlar.

5.    Alkollü ve alkolsüz içkileri standart reçetelerine göre karıştırır.

6.    Bar stok seviyelerini kontrol eder; kullanım durumlarına göre ihtiyaç listesi hazırlar, talep fişine göre bar’a gönderilen ihtiyaçları teslim alır.

7.    Barı ve barda kullanılan araç-gereci temizler. Servise hazırlar,  içki şişelerini yerlerine koyar ve vardiyası süresince kullanılacak mise-en place’I hazırlar.

8.    Kirli bardak ve tabakları yıkar, kurular.

9.    Stok kontrolce düzenlenen bar envanterine katılır.

10. Genel ve kişisel hijyen kurallarına azami özen gösterir.

11. Kendisinden istenebilecek makul düzeydeki diğer işleri de yapar.

12. Daima güler yüzlüdür.

ŞARAP GARSONU

Görev Tanımı : Otelde satılan şarapları tanıtıp satışını sağlamak ve en iyi şekilde sunumunu yapmak.

Üst İlişkiler : İdari açıdan Barlar Şefine bağlıdır.

1.    Mesaisine zamanında gelir.

2.    Daima temiz, düzenli ve güler yüzlüdür.

3.    Restaurantın içki servisinden sorumludur.

4.    Şarap ve diğer içkilerin servisini yapar, şarapların konuklara tanıtımını yapar ve günün yemeklerine göre tavsiyesini yapar.

5.    Menüde yer alan şaraplar hakkında çok iyi bilgiye sahiptir.

6.    Şarabın ve diğer içkilerin sunumunu kurallarına uygun ve güler yüzle yapar.

7.    Kendisinden makul ölçülerde istenen diğer başka işleri de yapar.

BAR KOMİSİ

Görev Tanımı: Barda kullanılan araç ve gerecin temizliği, bar alanlarının temizliği ve bar malzemelerinin bara getirilmesinden sorumludur.

Üst İlişkiler: İdari açıdan Bar Kaptanına bağlıdır.

1.    Mesaisine zamanında gelir.

2.    Daima temiz ve düzenli bir görünüm içindedir.

3.    Bar tezgahını, buzdolaplarını ve diğer gerekli araç gereci özelliklerine uygun temizleme malzemesi ile temizler, parlatır.

4.    Boş şişeleri toplar ve çöp kutularını boşaltır.

5.    Barda servisi yapılan yiyecek ve diğer malzemeyi mutfaktan ya da ambardan temin eder.

6.    Ambarda depolanan malzemeyi, miktarlarıyla kontrol eder.

7.    Servis için gerekli temiz bardakları ve kapları getirir.

8.    Kirli bardak ve diğer malzemeyi bulaşıkhaneye götürür.

9.    İçkilerin hazırlanmasına yardımcı olur.

10. Kendisinden istenen diğer basit görevleri de yapar.

RESTAURANT KAPTANI

 

Görev Tanımı : Görevlendirildiği restaurantta konuklara nazik ve etkili yiyecek-içecek servisi sunmak ve kendi görev alanında görev alan garsonları işbaşında denetlemek.

Üst İlişkiler : İdari açıdan Headwaiter’e bağlıdır.

1.    Restaurantda emrinde görevlendirilen garsonların aşağıda belirtilen faaliyetlerini denetler. Bu faaliyetler şunlardır.

·         Konuklara sunulan servisin güler yüzlü, nazik ve etkin olması.

·         Serviste kullanılan araç-gerecin gerektiği gibi kullanılması.

·         Garsonlara tahsis edilen masalara servisin eksiksiz yapılması.

2.    Mesaisine zamanında gelir ve servis öncesi gerçekleştirilen briefing’e katılır.

3.    Servis öncesi garsonlarca gerçekleştirilen ön hazırlıkları denetler.

4.    Konukları restaurantın kapısında güler yüzle karşılar, nazik bir dille buyur eder ve masalarına doğru yönlendirir.

5.    Konuklara menüyü verir, önerilerde bulunur ve yiyeceklerin hazırlanış yöntemleri hakkında sorulan soruları yanıtlar.

6.    Siparişleri alır, bunları kaptan sipariş fişine yazar ve garsona vererek mutfağa ya da bara iletilmesini sağlar.

7.    Mutfaktan yada bardan gelen siparişlerin doğru olup olmadığını kontrol eder.

8.    Konukların önünde gerekli hazırlıkları tamamlar.

9.    Gerektiğinde konuklara usulünce ve iyi bir zamanlama ile Gueridon servisi yapar.

10. Bütün konukların tepki ve taleplerine karşı duyarlı davranır ve onları azami ölçüde memnun edilmelerini sağlar.

11. Konuk tarafından talep edildiğinde hesap pusulasını getirir. Hesap pusulasında yanlış olmamasına dikkat eder, hesabı alır ve restaurantın kasiyerine teslim eder.

12. Gerektiğinde görevlerinden herhangi birini güvenebileceği bir garsona devredebilir.

13. Konuk şikayetlerini dinler, ilgilenir ve sorumlu olduğu makama iletir.

14. Emrinde çalışan garsonların işbaşı eğitimlerinden sorumludur.

15. Daima temiz ve düzenli bir görünüm içinde olmaya özen gösterir ve üniforma giyer.

16. Gerektiğinde şef garsonun (headwaıter) kendisinden isteyeceği diğer denetleyici görevleri de yapar.

GARSON

Görev Tanımı : Görevlendirildiği restaurantta konuklara zamanında bilgi ve kibar bir şekilde yiyecek & içecek servisi sunmak.

Üst İlişkiler : İdari açıdan kaptana bağlıdır.

1.    Belirlenmiş saatlerde işbaşı yapar.

2.    Daima temiz ve düzenli bir görünüm içindedir. Üniforma giyer.

3.    Servis öncesi restaurantı ve masaları servise hazırlar.

4.    Servis öncesi gerçekleştirilen günlük brifinge katılır.

5.    Daima güler yüzlüdür.

6.    Misafirlerin oturmasına ve kalkmasına yardım eder.

7.    Misafirlerin alacakları yemeğe göre içki tavsiye eder, satışın artmasına gayret gösterir.

8.    Alınan siparişleri ivedilikle ilgili birimlere (mutfak-bar) iletir.

9.    Servis için hazırlanmış siparişleri mutfaktan ve bardan alır ve servise getirir, servis yapar.

10. Hizmet vermekle yükümlü olduğu masaları sürekli izler ve konukların ihtiyaçlarına anında cevap verir.

11. Konuk hesap pusulalarını takip eder, kasiyere götürür/misafirlere iletir.

12. Servis arası ve sonrası masaları temizler ve servis takımlarını değiştirir.

13. Servis sonrası masaları boşaltır ve kirli takımları bulaşıkhaneye gönderir/götürür.

14. Kendisine verilebilecek diğer görevleri zamanında ve eksiksiz yapar.

RESTAURANT   KOMİSİ

Görev Tanımı : Serviste kullanılan  tüm  malzemelerin  ön  hazırlandığını yapar.Servis garsonuna  serviste yardımcı olur.

Üst  İlişkiler  : İdare açısından  kaptana bağlıdır.

1.    Mesaisine zamanında gelir.

2.    Daima temiz ve düzenli bir görünüm içerisindedir.Üniforma giyer.

3.    Daima güler yüzlü,amirlerine saygılı bir tutum içindedir.

4.    Servantları temizler ve düzenler.

5.    Serviste kullanılan;  

*    Bardaklar

*.   Tabaklar

*.   Çatal,Bıçak,Kaşık …..vs.

*.   Tepsiler

*.   Taşıma arabalarının temizliğini yapar  parlatır.

6.   Menajlar    :  Ketçap,hardal,tuzluk,biberlik.

7.   Servis öncesi temizler  ve dolumunu yapar, masalara standartlara uygun olarak yerleştirir.

8.    Mizamplas, masa düzeninin  hazırlanmasına yardım eder.

9.    Servis esnasında  salonun, servantların temiz kalmasına özen gösterir, temizliğini yapar.

10. Servis esnasında kirli tabakları, boş şişeleri ayrı ayrı tepsilere yerleştirir ve bulaşıkhaneye taşır.

11. Servis öncesi tüm restaurant sandalyelerini ve masaları ve ayaklarını temizler. Garsonuna  getirir,gerektiğinde kendisi servis yapar.

12. Servis öncesi ve esnasında temiz tabakları büfeye taşır.

13. Kirli örtü ve peçeteleri toplar çamaşırhaneye götürür.Temizlerini alır.

14. Kendisinden istenen diğer görevleri de yapar. 

ORDER TAKER (SİPARİŞ ALICI)

Görev Tanımı: Telefonla gelen siparişleri en iyi şekilde almak, gerektiğinde siparişlerin tam zamanında yerine ulaştırılmasını sağlamak.

Üst İlişkiler : İdari açıdan Captain’e bağlıdır.

1.    Mesaisine zamanında gelir.

2.    Daima temiz, düzenli ve güler yüzlüdür.

3.    Oda servisine ait telefonun başında bulunur.

4.    Sipariş alıcının konuklarla yüz yüze ilişkisi yoktur.

5.    Verilen siparişleri usulüne uygun olarak alır.

6.    Birkaç yabancı dili iyi bir şekilde anlar ve konuşur.

7.    Ses tonu kulağa hoş gelen tonda ve anlaşılırdır.

COFFE GIRL (KAHVESİ GÜZELİ)

Görev Tanımı : Restaurantlarda kahve satışlarını yapmak ve bizzat servis etmek.

Üst İlişkiler : İdari açıdan Captain’e bağlıdır.

1.    Mesaisine zamanında gelir.

2.    Daima temiz, düzenli ve güler yüzlüdür.

3.    Lobi ve Restaurantlarda konuklara kahve ikram eder.

4.    Yerel giysiler içerisinde ve özel kahve arabası ile konuklar arasında dolşarak kahve önerisinde ve servisinde bulunur.

5.    Konuklara Türk Kahvesi hakkında bilgi verir ve isteyene yapılışını öğretir.

6.    Kendisinden makul ölçülerde istenen diğer başka işleri de yapar.

APRANTİ (BUSBOY)

Görev Tanımı: Restaurantın, servis araçlarının temizliği ve bakımını en iyi şekilde yerine getirmek.

Üst İlişkiler : İdari açıdan garsona bağlıdır.

1.    Mesaisine zamanında gelir.

2.    Daima temiz, düzenli ve güler yüzlüdür.

3.    Restaurant’a yeni alınmış, servise ilişkin bilgi ve becerisi genellikle olmaz.

4.    Restauarntın, servis araçlarının ve takımların temizliğinde görev alır.

5.    Diğer komilerin görevlerini yapar.

MUTFAK ŞEFİ (AŞÇI BAŞI)

Görev Tanımı : Mutfak Şefi, mutfakta ve mutfağa bağlı bütün bölümlerde yemek hazırlama ve pişirme ile görevli tüm personelin faaliyetlerinin planlanması, yönlendirilmesi, kontrolü ve koordinasyonundan sorumludur.

Üst İlişkiler: İdari açıdan F&B Müdürüne bağlıdır.

1.    İşin yoğun olduğu saatlerde tüm faaliyetleri denetler

2.    Personel kafeteryası da dahil olmak üzere mutfak operasyonundan sorumlu olan tüm personelin doğrudan denetlenmesinden sorumludur. İşçi – işveren ilişkilerinin düzenli yürümesi için çaba sarf eder. Hijyen konularına ilişkin yasalara uyulmasına özen gösterir.

3.    Yiyeceğin hazırlanması, maliyeti, kalitesi, envanter miktarı, porsiyon kontrolü, menü planlaması, reçeteler ve satın alma departmanının gönderdiği yiyecek örneklerinin sınanması işlevlerini denetler.

4.    Yemeklerin kaliteli hazırlanabilmesi, personelin randımanlı çalışması için gerekli iş yöntemlerini ve gerekli pişirme standartlarını hazırlar.

5.    Öğle ve akşam yemek servisi süresince hazırlanan yemeklerin sunumunun ve kalitesinin geliştirilmiş standartlara uygun olup olmadığını bizzat kontrol eder.

6.    Yiyecek & İçecek Müdürü ile birlikte büfe menüsünü ve yılda en az dört defa diğer menüleri hazırlar.

7.    Mutfağın daha da mükemmelleşmesi için konusu ile ilgili yayınları takip eder, diğer şeflerle profesyonel konuları tartışmak, yemek çeşitlerini yeni araç-gereçler hakkındaki gelişmeleri takip etmek amacıyla toplantılar düzenler.

8.    Çalışma takvime uygun olarak tüm mutfak personelinin açılış öncesi eğitiminden sorumludur.

9.    İş müracaatlarını değerlendirir, adaylarla görüşme yapar ve işe alınan yeni elemanların en uygun pozisyonlara yerleştirilmesinden ve eğitilmesinden sorumludur. İşe yeni alınan mutfak personelinin çalışma çizelgelerini ve iş tanımlarını hazırlar.

10. Bütçe tahminlerini ve envanteri hazırlar, aylık çalışma çizelgelerini gözden geçirir, günlük fazla mesai, göreve gelmeme durumlarına göre maaş puantajlarını hazırlar ve Yiyecek & İçecek Müdürüne rapor eder.

11. Çarşıdan alınacak malzemelerin listesini hazırlar, sisteme uygun şekilde siparişleri verir ve çarşıdan satın alınan et, balık ve sebzelerin kontrolünü yapar.

12. Porsiyon miktarlarının, lezzet ve kalitenin standartlaştırılması amacıyla üretilen bütün yemekler için standart reçeteler geliştirilir, yeni reçetelerin ve formüllerinin denemelerini yapar.

13. Günlük erzak ihtiyaç fişlerini kontrol eder, ağı hareket gören malzemelerin tüketiminin hızlanmasını sağlar.

14. Günlük olarak yiyecek satışı raporlarını, yiyecek maliyetlerini ve diğer ilgili işletme giderlerini inceler.

15. Yıllık bütçeden belirlenen personel ücretleri ve yiyecek maliyeti tahminlerinin gerçekleştirilmesinden sorumludur.

16. Karı arttırıcı önerilerde bulunur.

17. Personelinin fazla mesai bildirimlerini kontrol eder ve Yiyecek & İçecek Müdürünün onayına sunar.

18. Yiyecek & İçecek Müdürü ve personel departmanı ile birlikte gerektiğinde personelin işe alınmasından, eğitimlerinden işlerine son verilmesinden ve disipline edilmesinden sorumludur.

19. Şef steward ya da o işte çalışanlarla birlikte mutfağın son derece temiz, sağlık kurallarına uygun ve güvenli olmasını sağlar.

20. Yiyecek depolarının soğutma sistemlerini kontrol eder, yiyeceklerin ilk giren ilk çıkar prensibine göre kullanılmasını sağlar.

21. Yiyecek tüketim tahminlerine göre yiyecek maddeleri ve mutfak malzemeleri siparişlerini sisteme uygun şekilde yerine; çabuk bozulan yiyeceklerin tesellümünü kontrol eder.

22. Yemek üretimini şu aşamalarda planlar :

·         İleriye dönük tahminler (forecast)

·         Muhtemel konuk sayısı

·         Mevcut çiğ yiyecek ve erzak durumu

·         Bazı yemeklerin popülaritesi

·         Konuk profili (yerli, yabancı)

·         Diğer komşu işletmelerde rekabet

23. Mevcut yiyecek fazlasının kullanma şeklini planlar ve/veya onaylar.

24. Ziyafet sorumlusundan davet listesini alır ve hazırlıkları programlar.

25. Otel dışında verilecek ve ağırlama programları çerçevesinde ziyafet sorulusu ile davetin verileceği alanı yerinde inceler,gerekli araç-gereci saptar.

26. Satın alma memuru ile birlikte koşullara en uygun yiyecek kaynaklarını,pazarlarını araştırır. Yerel olarak sağlanabilecek yiyecek maddelerini daima tercih eder.

27. Maliyet kontrolünü:

·         Yiyeceklerin bozulmasını  önleyerek:

·         Etkili envanter sistemi  kurarak:

·         Yiyecek fazlasını verimli bir şekilde kullanarak:

·         Porsiyon kontrolü  yaparak gerçekleştirir.

28. Departmanında çalışan personelin kişisel hijyen kurallarına uymalarını sürekli kontrol eder ve sağlar.

29. Departmanında çalışan personelin çok düzenli ve temiz bir görünüme sahip olmalarını sağlar.

30. Daima temiz ve ütülü mutfak üniforması giyer ve bu şekilde personeline örnek olmaya çalışır.

Görev Tanımı : Kısım şefi ve aşçıbaşının denetimi altında çalışır ve kendisinden beklenen mutfak görevlerini profesyonelce ve eksiksiz yerine getirir.

Üst İlişkiler : İdari açıdan Kısım Şefine bağlıdır.

1.    Günlük olarak menüde belirtilen tüm yemeklerin mizamplamasını dikkatli bir şekilde yapar.

2.    Daha önceden tespit edilmiş standartlara göre siparişleri hazırlar.

3.    Yemeklerin porsiyon planlamasındaki miktarlara azami özen gösterir.

4.    Kendi çalışma alanında yemek ve yiyeceklerin en doğru şekilde depolanmasından sorumludur.

5.    Şef aşçı ve/veya kısım şefi aşçı tarafından kendisine verilen diğer tüm görevleri yerine getirir.

6.    Sanitasyon ve güvenlik standartlarına uyacak şekilde çalışır.

7.    Dış görümüne özen gösterir, daima çok temiz ve düzgün giyinmeye gayret eder.

8.    Tüm aşcılara özgü görevlerin yanı sıra kendisinden istenen diğer görevleri de

SOĞUK  BÜFE   ŞEFİ    ( CHEİF    GARDENMANGER )

Görev Tanımı  : Soğuk yemeklerin hazırlanmasında görevli soğuk mutfak personelinin tüm faaliyetlerinin planlanması, denetlenmesi ve koordinasyonundan sorumludur.

Üst İlişkiler  :  İdari açıdan Su Şefine bağlıdır.

1.    Şef aşçı ile yakın işbirliği içinde çalışır. Salata soslarının, diğer soğuk sosların , iştah açıcılar ve salataların, mezeler ve kanepelerin, soğuk büfe tabaklarının ve mutfakta üretilmesi gereken tüm diğer soğuk yemeklerin hazırlanması ve denetlenmesinden sorumludur.

2.    Büfe mamullerini hazırlar; şef sosçu ile birlikte her iki kısmında birlikte hazırlayacağı yemekleri tespit eder.

3.    Ağırlama ve davet çizgilerini ve mutfağın diğer bölümlerince hazırlanması gereken soğuk yemeklerin türünü ve miktarlarını tespit eder, gerekli siparişleri verir.

4.    Soğuk büfeleri süslemek için gerekli buz ve yağ heykellerini tasarlar ve hazırlar.

5.    Bütün soğuk büfe yemeklerinin son derece göz alıcı ve çekici görünümlü olması için özen gösterir.

6.    Hazırlanan soğuk yemeklerin tadına bakar ve standartlara uygun olmalarına dikkat eder.

7.    Büfelerin kurulmasına ve dekorasyonuna  nezaret eder.

8.    Sık olmasa da bazı davetlerde servis sırasında büfenin arkasında durarak misafirlerin sorularını yanıtlar, günün özel yemekleri konusunda bilgi verir.

9.    Kendi bölümünde çalışan personelin daha verimli çalışabilmeleri için sürekli olarak işbaşı eğitimine tabi tutar ve bilgi beceri durumlarını değerlendirir.

10. Kendi bölümünde çalışan personelin çalışma çizelgelerini hazırlar ve şefin onayına sunar.

11. Soğuk mutfakta çalışma alanlarının, araç- gerecin temiz olmasına özen gösterir.

12. Otelin ön gördüğü maliyet  kontrolü  usullerine uyulmasını  sağlar.

13. Her gün salata ve garnitür mise en place sın tazelenmesine dikkat eder.

14. Tüm yiyecek maddelerinin en uygun şekillerde depolanmasından sorumludur.

PASTANE ŞEFİ

Gören Tanımı: Otel menüsünde çıkan pasta ve tatlıların hazırlanmasından, pasta imalatında çalışan personelin tüm faaliyetlerinin planlanmasını, koordinasyonu ve denetlenmesinden sorumludur.

 Üst İlişkiler : İdari açıdan Su Şefine bağlıdır.

1.    Pastacı, fırıncı pastacı çırağı tarafından

·         Hamurların hazırlanması,

·         Ekmek, çörek, hamur işleri, pastalar ve tatlıların kalıplanması ve pişirilmesi,

·         Tatlı ve pastaların servis öncesi dekorasyonunun ve porsiyonlanması faaliyetlerini denetler.

2.    Ağırlama faaliyetlerine ait formları ve günlük menüleri inceleyerek hazırlanacak pasta ve tatlıların türü ve miktarına göre gerekli erzak ve malzemeyi ısmarlar.

3.    Ekmek, pasta ve diğer hamur işlerinin taze yenebilmesi için servise göre üretilmesini planlar.

4.    Servis birimlerinde yeterli miktar ve çeşitte tatlı ve diğer ürünlerin bulundurulmasını sağlamak.

5.    Hazırlanması zor olan bombe, sufle, potifür ve pralinleri hazırlar.

6.    Dekoratif masa süsleri hazırlar.

7.    Pastanede hazırlanan bütün tatlı, pasta, hamur işleri ve ekmeklerin pişirilmesi için gerekli malzemelerin miktarlarını gösteren reçeteleri (maliyet kontrolü) bölümüne gönderir.

8.    Yeni tatlı, pasta ve ekmek reçeteleri üzerinde çalışır.

9.    Kendi bölümünde çalışan personelin haftalık çalışma takvimini, tatillerde uygulanacak vardiya düzenini ve muhtemel fazla mesai çizelgelerini hazırlar.

10. Kendi personelini eğitir ve performanslarını değerlendirir. Pastane personelinin açılış öncesi eğitiminden sorumludur.

11. Mutfak araç ve gerecinin düzgün bir şekilde kullanılmasından sorumludur.

12. Otelin maliyet kontrolü prensiplerine uyulmasına özen gösterir.

13. Mutfak şefinin onayından geçirerek, depolardan günlük malzeme talebinde bulunur.

14. Servise sunulan pasta, tatlı ve diğer pastane ürünlerinin sergilenme düzeninden sorumludur.

15. Mutfakta tüm denetçilere verilen görevleri ve olası diğer başka görevleri eksiksiz yerine getirmeye özen gösterir.

16. Daima temiz ve düzenli bir görünüm içindedir. Mutfak üniforması giyer ve çalışma arkadaşlarına örnek olmaya çalışır.

 

MUTFAK KOMİSİ

Görev Tanımı    : Aşçının denetiminde çalışır, verilen görevleri eksiksiz yapar.

Üst İlişkiler        : İdari açıdan kısım şefine bağlıdır.

1.    İş çizelgesinde belirlenmiş olan iş saatlerine göre işbaşı yapar.

2.    Daima temiz ve düzgün bir görünüm içindedir. ve üniforma giyer.

3.    Depolardan talep edilen günlük malzemeleri depodan mutfağa getirir.

4.    Belirlenen standartlar doğrultusunda kendisinden istenen hazırlıkları gerçekleştirir.

5.    Porsiyon miktarlarına dikkat eder.

6.    Kendi alanındaki yiyeceklerin en uygun koşullarda hazırlanmasından sorumludur.

7.    Kişisel hijyen kurallarına azami derecede uyar.

8.    Çalışma alanını düzenli ve hijyen / güvenlik kuralları standartlarına uygun bir şekilde tutar.

9.    Kombine özel bütün görevleri ve kendisinden istenebilecek makul düzeydeki diğer görevleri de yapar.

ŞEF STEWARD

Görev Tanımı: Stewarding personelinin tüm faaliyetlerinin koordinasyonundan, denetlenmesinden ve bizzat bu işlevlere katkıda bulunmaktan sorumludur.

Üst İlişkiler    : İdari açıdan Yiyecek & İçecek Müdürüne bağlıdır.

1.    Porselen malzemeler, cam malzemeler, metal malzemeleri yıkama, mutfak temizliği, boş şişelerin ve çöpün toplanması ve stewarding malzemelerinin depolanması gibi tüm stewarding işlevlerini koordine eder, denetler ve gerektiğinde bu işleri bizzat yapar.

2.    Stewarding departmanında kullanılan makinelerin ve araç gerecin, temizlik malzemelerinin nasıl kullanılacağı konusunda personelini eğitir.

3.    Gerekli malzemelerin temini, hazırlanması ve servisi konusunda diğer yiyecek ve içecek departmanı bölümleri ile koordineli çalışır.

4.    Personelin performansını, makine ve araç gereçlerin, çalışma alanlarının düzen ve temizliğini kontrol eder.

5.    Haftalık iş yoğunluğuna göre kendi bölümünde çalışan personelin çalışma proğramını hazırlar.

6.    Teknik servis ile koordineli olarak makinelerin bakım programları hazırlar ve takip eder.

7.    Malzeme talep fişlerini, bakım ve tamir talep formlarını ve sanitasyon raporlarını hazırlar. Günlük kayıt defterini tutarak şikayetleri, sorunları ve günlük faaliyetleri düzenli bir şekilde yazar.

8.    Kendi bölümüne ait tüm tabak çanak, mutfak araç ve gereçler için envanter tutar ve maliyet muhasebesi ile bu konuda koordineli olarak rapor hazırlar.

9.    Belirlenmiş çalışma saatlerinde işinin başındadır.

10. Daima temiz ve düzenli bir görünüm içindedir.

KASAP

Görev Tanımı : Aşçıbaşı tarafından verilen günlük iş planına göre et ve balık çeşitlerini hazırlar, marine eder ve gerektiğinde pişirir.

Üst İlişkiler      : İdari açıdan Su Şefine bağlıdır.

1.    Günlük çalışma proğramında belirtildiği üzere işe zamanında gelir ve göreve başlar.

2.    Günlük olarak menüde ve büfede belirtilen kırmızı etler, beyaz etler ve balıkların Mise en place sını (hazırlar) yapar.

3.    Et ve balıkların porsiyon ölçülerine azami özen gösterir.

4.    Kendi çalışma alanında, kırmızı et, beyaz et ve balıkların hijyen kurallarına uygun bir şekilde soğuk odalarda en doğru şekilde depolanmasından sorumludur.

5.    Kendisine kullanım için verilen mutfak araç ve gereçlerini korur, bakımını yapar ve yaptırır.

6.    Çalışma alanında bulunan, et kütüğü, kesme tahtası, eviye, kıyma makinesi v.b. araç gereçleri hijyen kurallarına uygun şekilde temiz olmasından ve bakımlarından sorumludur.

7.    Dış görünümüne azami özen gösterir, daima temiz ve düzgün giyinmeye gayret eder.

8.    Mutfak şefi, yardımcıları ve diğer kısım şefleri tarafından kendisine verilen diğer tüm görevleri yerine getirir.

9.    Tüm mutfak personeline özgü görevlerin yanı sıra kendisinden istenen diğer görevleri de üstlenir.

VARDİYA SORUMLUSU (STEWADR)

Görev Tanımı: Mutfak ve servis alanlarında kullanılan araç ve gerecin temizlenmesi ve düzenli tutulmasından sorumludur.

Üst İlişkiler    : İdari açıdan Şef Stewadr’a bağlıdır.

1.    Kirli tabak, bardak, çatal, kaşık ve bıçak gibi tüm bulaşıkların bulaşık makinesine yüklenmesi, bulaşık makinesinin çalıştırılması ve yıkama işlemi sonrası boşaltılması, temiz araç ve gerecin türüne göre sınıflandırılarak düzenli bir şekilde kullanılacağı alana gönderilmesi ve yerleştirilmesinden sorumludur.

2.    Kirli bulaşığın nasıl yıkanması gerektiğini gösterir, gerektiğinde uygulamalı olarak yapar.

3.    Normal yıkama ile temizlenmeyen bulaşıkların temizlenmesi için bekletme kabında özel kimyasallar kullanarak temizliğini sağlar.

4.    Bütün mutfak ve bulaşıkhane tezgahlarını temizler, temizletir ve makine suyunun vardiya sonunda değişmesine dikkat eder.

5.    Daima temiz ve düzenli bir görünüm içindedir ve üniforması her zaman temizdir.

6.    Gerektiğinde diğer yiyecek ve içecek birimlerinde görevlendirilebilir.

7.    Servis ve barlardan gelen boş şişelerin depolanmasından, kasalara yerleştirilmesinde sorumludur.

8.    Çöp alanlarını kontrol eder temizliğinden ve düzeninden sorumludur.

9.    Tüm mutfak temizliğinden, giderlerin temizliğinden sorumludur.

10. Bütün mutfak ekipmanlarının temizliğini yaptırır ve bizzat yapar.

11. Soğuk odaların temizliğinden sorumludur ve günlük temizlik kontrolü yapar.

12. Buz makinesinin  temizliğinden ve bakımından sorumludur.

13. Bütün tencere, tava, fritözler, ızgaralara ve diğer pişirme ünitelerinin temizliğini yapar, yaptırır.

SOUSE CHEF

Görev Tanımı : Aşçı başından sonra mutfakta ve mutfağa bağlı bütün bölümlerde yemek hazırlama ve pişirme ile görevli tüm personelin faaliyetlerinin planlanması, yönlendirilmesi ve kontrolünden sorumludur.

Üst İlişkiler        : İdari açıdan mutfak şefine bağlıdır.

1.    Yemeklerin kaliteli hazırlanabilmesi, personelin randımanlı çalışması için gerekli iş yöntemlerini ve gerekli pişirme standartlarını hazırlar.

2.    Bütün kısım şefleriyle koordineli çalışır ve gerekli yönlendirmeleri yapar.

3.    Öğle ve akşam yemek servisi süresince hazırlanan yemeklerin sunumunun ve kalitesinin geliştirilmiş standartlara uygun olup olmadığını bizzat kontrol eder.

4.    Çarşıdan alınacak malzemelerin listesini hazırlar, sisteme uygun şekilde siparişleri verir ve çarşıdan alınan et, balık ve sebzelerin kontrolünü yapar.

5.    Günlük erzak ihtiyaç fişlerini kontrol eder, ağır hareket gören malzemelerin tüketiminin hızlanmasını sağlar.

6.    Sorumlu steward ya da o işte çalışanlarla birlikte mutfağın son derece temiz, sağlık kurallarına uygun ve güvenli olmasını sağlar.

7.    Yiyecek depolarının soğutma sistemlerini kontrol eder, yiyeceklerin ilk giren ilk çıkar prensibine göre kullanılmasını sağlar.

8.    Yiyecek tüketim tahminlerine göre yiyecek maddeleri ve mutfak malzemeleri siparişlerini sisteme uygun şekilde bozulan yiyeceklerin tesellümünü kontrol eder.

9.    Yemek üretimini şu aşamalarda planlar :

·         İleriye dönük tahminler (forecast).

·         Mevcut çiğ yiyecek ve erzak durumu.

·         Bazı yemeklerin popülaritesi.

·         Mevcut yiyecek fazlasının kullanma şeklini planlar ve / veya onaylar.

·         Ziyafet sorumlusundan davet listesini alır ve hazırlıkları proğramlar.

·         Yiyeceklerin bozulmasını önleyerek.

·         Etkili envanter sistemi kurarak.

·         Yiyecek fazlasını verimli bir şekilde kullanarak.

·         Porsiyon kontrolü yaparak gerçekleştirir.

10. Departmanında çalışan personelin kişisel hijyen kurallarına uymalarını sürekli kontrol eder ve sağlar.

 SICAK ŞEFİ

Görev Tanımı           : Sıcak bölümlerde yemek hazırlama ve pişirme ile görevli tüm personelin faaliyetlerinin planlanması, yönlendirilmesi ve kontrolünden sorumludur.

Üst İlişkiler                : İdari açıdan Su Şefine bağlıdır.

 

1.    Yemeklerin kaliteli hazırlanabilmesi, personelin randımanlı çalışması için gerekli iş yöntemlerini ve gerekli pişirme standartlarını hazırlar.

2.    Bütün kısım şefleriyle koordineli çalışır ve gerekli yönlendirmeleri yapar.

3.    Öğle ve akşam yemek servisi süresince hazırlanan yemeklerin sunumunun ve kalitesinin geliştirilmiş standartlara uygun olup olmadığını kontrol eder.

4.    Yemek üretimini şu aşamalarda planlar :

·         Bazı yemeklerin popülaritesini artırmak.

·         Mevcut yiyecek fazlasının kullanma şeklini planlar.

·         Yiyeceklerin bozulmasını önleyerek.

·         Yiyecek fazlasını verimli bir şekilde kullanarak zayiatları minimuma indirir.

·         Porsiyon kontrolü yaparak gerçekleştirir.

5.    Mutfakta yapılan bütün sos çeşitlerini bizzat kontrol eder, yapar.

6.    Alt kadrosundaki personelin eğitiminden ve disiplininden sorumludur.

7.    Sıcak yemeklerin hazırlığında  maksimum dikkati gösterir ve son kontrolleri yapar.

STEWARD

Görev Tanımı  :  Mutfakta hijyeni sağlamak, kullanılan malzemeleri  standartlara uygun yıkamak.

Üst  İlişkiler     :  İdari açıdan vardiya sorumlusuna bağlıdır.

1.    Çalışmış olduğu bölümde verilen görevleri eksiksiz yapar.

2.    Kullanılan malzemeleri zamanında temizlemek ve tekrar kullanıma sunmak.

3.    Mevcut temizlik talimatlarına uymak zorundadır.

4.    Bulaşık makinesinin çalışma talimatına göre çalışmasına dikkat eder.

5.    Mesaisine zamanında gelir ve bedensel  temizliğine dikkat eder.

6.    Mesai arkadaşlarıyla daima yardımlaşır.

7.    Metal, cam ve porselen malzemelerin temizliğinde maksimum dikkati gösterir ve çöpe malzeme gitmesine ve de zayi olmasına özen gösterir.

8.    Temizlenen malzemeleri cinsine göre yerleştirir.

9.    Elektrikle ve gazla çalışan bütün pişirme ünitelerinin temizliğinde maksimum dikkati gösterir ve elektronik aksamın su almasına özen gösterir.

10. Bütün hijyen kurallarına uyar ve standartları korur.

SATIŞ  & PAZARLAMA MÜDÜRÜ

Görev Tanımı    :   Otel satış ve pazarlama faaliyetlerini yürütmek, yönetmek ve denetlemek ; Satış pazarlama ve fiyat politikalarının saptanması konusunda otel yönetimine yardımcı olmak, yurt içinde ve yurt dışında  otelin imajını en iyi şekilde tanıtmak.

Üst İlişkiler          :    İdari açıdan otel genel müdürüne bağlıdır.

1.    Otelin satışlarını  en iyi fiyatlarla en üst düzeyde tutmak için yurt içinde ve yurt dışındaki  pazarlarda en etkili iletişim kanallarını kullanarak müşteriye ve tur operatörlerine ulaşmak konusunda faaliyetlerde bulunmak.

2.    Otelde uygulanacak fiyatlar konusunda genel yönetim ile periyodik toplantılar yapmak, çevre otellerin fiyatlarını da inceleyerek uygulanacak fiyatları saptamak, yönetimin onayına sunmak ve onayı takiben yeni fiyatların duyurulması konusunda çalışma yapmak.

3.    Otelin pazarlama faaliyetlerini organize etmek resmi ve özel kuruluşlar, basın ve çevre ilişkilerini düzenlemek.

4.    Otelin tanıtım çalışmalarını yapmak.

5.    Yeni müşteri potansiyelleri aramak ve yaratmak bu potansiyellere ulaşmak için hedeflerini  ve objektiflerini seçmek.

6.    Mevcut müşteri portföyünü korumak ve  sürekliliğini sağlamak.

7.    İç pazarda faliyet gösteren acenteler ile anlaşma yaparak gazete ilanlarında otelin yer almasını sağlamak.

8.    Direkt satış kanallarıyla müşteriye ulaşmak.

9.    Bölgedeki rakip oteller iş potansiyelleri fiyat politikaları, müşteriyi çekme yolları ve imkanlarını araştırarak rakip otellere kıyasla otelin kuvvetli ve zayıf  olduğu noktaları saptamak, zayıf noktaları gidermek amacıyla ilgili departman müdürleri ile görüşmek ve üst yönetime öneriler sunmak, kuvvetli olunan noktaları kullanarak müşterilere ulaşmak konusunda faaliyette bulunmak.

10. Departman aylık faaliyetleri konusunda üst yönetime bilgi vermek ve aylık satış raporunu hazırlamak.

11. Haftalık, aylık, 3aylık,6aylık ve yıllık satış faaliyetlerini incelemek ve geçmiş dönemlerdeki satışları, içinde bulunulan zamanın satışları ile karşılaştırmak ve ileriye dönük forecast’lar hazırlamak.

12. Otelin doluluğunu maksimumda tutmak için alternatif  stratejiler  üretmek ve üst yöneticilere sunmak.

13. Kongre ve toplantı satışları ile otelde öncelikle doluluğun düşük olduğu dönemlerde otelin ve salonlarını doldurmak için faaliyetlerde bulunmak.

14. Diğer departmanlar ile departmanın koordinasyonunu sağlamak.

15. Prosedürlerde belirtilen standartlara  departmanının  uyumlu olarak katılmasını sağlamak.

SATIŞ MÜDÜR  YARDIMCISI

Görev  Tanımı :  Otelin satışından ve acente ile otel  hakkında anlaşmalar  yapmakla sorumludur.

Üst İlişkiler       :   İdari açıdan satış müdürüne bağlıdır.

1.    Otel yönetimi onayı ile yapılmış olan görev dağlımı doğrultusunda yapmış olduğu ve takibindeki işlemler ile ilgili bilgileri satış ve pazarlama müdürüne aktarır.

2.    Sor- Sat bazında uygulanması öngörülmüş olan iç ve dış pazara yönelik sor-sat acente fiyatlarını talep eden acentalara gönderir.

3.    Otele ait broşür ve dokümanların (CD-Dia v.b) kullanıma göre takibini yapar, kalan miktara göre sipariş verilmesi konusunda gerekli işlem yapar.

4.    Yapılan yazışmaların dosyalanmasını yapar.

5.    Haftalık satış faaliyet raporuna hafta arasında yapmış olduğu tüm işlemleri kaydeder, satış müdürü ile birlikte kontrol eder onaylanan rapor haftanın son çalışma günü mesai bitiminde Genel Müdürlüğe iletir.

6.    Sağlıklı raporlama için milliyet istatistiği, acente oda ve kişi geceleme gibi istatistikleri temin için önbüro ve rezervasyon departmanından gerekli dokümanları temin eder.

TEKNİK MÜDÜR

Görev Tanımı        :   Otele ait elektrik, mekanik, inşaat, bahçe bölümlerine ait işleri organize eder ve yaptırır.

Üst  İlişkiler            :   İdari açıdan Genel Müdüre bağlıdır.

1.    Elektrik,mekanik,inşaat.bahçe bölümlerine ait cihaz makinelerin bakımını ve çalıştırılmasını organize eder.

2.    Tüm departmanlara destek sağlanması için ekibini koordine eder.

3.    Yapılacak imalatların çizimini hazırlar,yönetim onayından sonra malzeme siparişi ve imalatını yaptırır.

4.    Otelin ısıtma, soğutma ,  enerji sistemlerinin düzgün şekilde çalışmasını sağlar.

5.    Bahçe ve peyzajın bakımlı ve düzenli olmasını sağlar.

6.    Tüm TV ve müzik yayının kontrol ve bakımını yaptırır.

7.    Enerji tasarrufunun en üst seviyede gerçekleşmesi için ayarlamalar yaptırır.

8.    Teknik bütçeyi hazırlar.

9.    Kapı kilit sistemlerinin proğramını  yapar.

10. Tüm ait yapının kontrolünü ve bakımını yaptırır.

11. Diğer departmanlara enerji tasarrufu ile ilgili gerekli uyarılar yapmak.

ELEKTRİK ŞEFİ

Görev Tanımı        :  Elektrik şefi Teknik   Müdür  tarafından organizasyonu yapılan elektrik ve elektronik ile ilgili işlerin takibini ve yapılmasını sağlar.

Üst  İlişkiler           :  İdari açıdan Teknik Müdüre bağlıdır.

1.    Elektrik panolarının bakımlarının düzenli olarak yapılmasını sağlamak.

2.    Trafo ve jeneratörlerin kontrollerinin yapılarak, kontrol formlarının doldurulmasını sağlamak.

3.    Tüm aydınlatma sistemini misafir doluluğuna göre ayarlamak ve kontrol etmek.

4.    Cihazların elektrik bağlantı ve sistemlerinin kontrolünü yapmak.

5.    Bakım için gelen elektrik ile ilgili makine ve cihaz firmalarına refakat etmek.

6.    Telefon sistemi ve hatlarını kontrol etmek bakımlarını yapmak.

7.    Genel müzik TV yayının sağlıklı şekilde çalışmasını sağlamak için kontrol etmek.

8.    Elektrik, elektronik, telefon gibi sistemlere ait cihaz ve makinelerin kontrolünü yapmak.

İNŞAAT  ŞEFİ

Görev  Tanımı    :  Otel binası ve çevresinde bulunan binalara ait yapının korunması için Teknik Müdür tarafından organize edilen işlerin takibini ve yapılmasını sağlar.

Üst İlişkiler         :  İdari açıdan Teknik Müdüre bağlıdır.

1.    Bina içinde zemin döşeme, duvar, tavan, konstrüksiyon ve ahşap ile ilgili birimlerin bakımının yapılmasını sağlar, kontrol eder.

2.    Binanın izolasyon, çatı kaplama, pencere gibi sorun çıkabilecek yerlerin tespit ederek bilgi ve raporlarını Teknik Müdüre verir.

3.    Diğer departmanlardan gelen arızaların çözümünü yaparak, sonuçlandırmak.

4.    Odalarla ilgili bakım kartlarına göre bakımlarının yapılmasını sağlamak.

5.    Kullandığı malzemelerle ilgili kullanım tekniklerini uygulayarak işi yaptırmak.

MEKANİK  ŞEFİ

Görev Tanımı       :  Otel binası ve çevresinde bulunan birimlerde mekanik işlerle ilgili ( tesisat, cihaz ve makine bakımları) çalışmaların yapılması ve kontrolünü sağlar.

Üst   İlişkiler         :  İdari açıdan Teknik Müdüre bağlıdır.

1.    Binanın ısıtma, soğutma, havalandırma, su sistemlerine ait cihaz ve makinelerin çalıştırılması ve kontrolünü sağlar.

2.    Mekanik cihaz ve makinelerin bakımlarının yapılmasını ve cihaz bakım kartlarının doldurulmasını sağlar.

3.    Mekanik cihaz ve makine bakımlarının  yapımı için gelen firmalara refakat eder.

4.    Atık su alt yapısıyla ilgili   rapor ve kanalların kontrolünü yapar.

5.    Oda bakımları ile ilgili arızaların çözümünü sağlar.

ELEKTRİKÇİ

Görev Tanımı           : Bina içi ve dışında Teknik Müdür tarafından verilen elektrikle ilgili işleri yapar.

Üst İlişkiler                : İdari açıdan Elektrik Şefine bağlıdır.

1.    Bina içi ve dışında elektrik tesisat, aydınlatma ve elektronik ile ilgili aksamaları giderir ve bilgisini üstlerine verir.

2.    Oda arızalarının giderilmesi sırasında diğer elektrikle ilgili kısımları da kontrol eder. .

3.    Aydınlatma lambalarının tüm odalarda düzgün çalışmasını sağlar.

4.    Trafo ve jeneratörle ilgili kontrolleri yaparak, kontrol kartını doldurur.

5.    Günlük kompanzasyon panosunu kontrol edip raporunu yazar.

6.    Elektrikle çalışan cihazların periyodik kontrollerini yapar.

7.    Elektrikle çalışan cihazların yanlış kullanımından meydana gelecek tehlikeleri ilgili departman müdürüne bildirmek.

TESİSATÇI

Görev Tanımı           : Bina içi ve dışında Teknik Müdür ve Mekanik Şefi tarafından verilen mekanik ile ilgili işleri yapar.

Üst İlişkiler                : İdari açıdan Mekanik Şefine bağlıdır.

1.    Bina içi ve dışında su tesisatı ve armatürleri ile ilgili aksamaları giderir ve bilgisini üstlerine verir.

2.    Oda arızalarının giderilmesi sırasında diğer mekanikle ilgili kısımları da kontrol eder.

3.    Kazan dairesi içinde bulunan pompa, hidrofor, brülör, su yumuşatma cihazları, filtre, vana kotrolünü yapar, aksamaları zamanında giderir ve bilgisini üstlerine verir.

4.    Mekanik cihaz ve makinelerin bağlantılarının yapılmasını sağlar.

5.    Su depolarının temizliği ve seviye kontrollerini yapar.

6.    Su vana, çek valf, pilik tutucu, filtrelerin kontrollerini yapar.

7.    Su yumuşatma cihazı tuz seviyesi ve sertlik değerlerini kontrol eder, bilgisini üstlerine verir.

8.    Buhar jeneratörünün kontrolünü yapar.

9.    Kullanılmış eski malzemeleri değerlendirip yeniden kullanımı sağlar.

10. Gerekli görüldüğünde mekanikçi arkadaşına yardımcı olur.

BOYACI

Görev Tanımı           : Bina içi ve dışında Teknik Müdür ve Mekanik Şefi tarafından verilen boya ile ilgili işleri yapar.

Üst İlişkiler                : İdari açıdan İnşaat Şefine bağlıdır.

1.    Bina içi ve dışında Teknik Müdür ve Mekanik Şefi tarafından verilen yapı ile ilgili işleri yapar.

2.    Bina içi ve dışında yapı ile ilgili boya yapılacak yerleri tespit eder ve bilgisini üstlerine verir.

3.    Boya işlerini tekniğine uygun şekilde yapar.

4.    Duvar ve tavanlarda bulunan çatlak, hasarlı yerleri onarır, tekniğine uygun olarak boyar.

5.    Yer kaplamada (fayans, traverten, mermer, granit vb) oluşan derz boşluklarını kapatır.

6.    Alçıpan, seramik, fayans, mermer işlerini yapar.

MARANGOZ

Görev Tanımı           : Bina içi ve dışında Teknik Müdür ve Mekanik Şefi tarafından marangoz ile ilgili işleri yapar.

Üst İlişkiler                : İdari açıdan inşaat şefine bağlıdır.

1.    Bina içi ve dışında Teknik Müdür ve şefler tarafından verilen yapı ile ilgili işleri yapar.

2.    Bina içi ve dışında ahşap ile ilgili işleri yapar.

3.    Kapı kilitleri ile ilgili sorunları çözer. Gerekirse anahtar yapar.

4.    İmalatı yapılacak ahşap ile ilgili malzemeleri tespit eder, malzeme temininden sonra imalatı tamamlar.

5.    Ahşap aksamların (Kapı, gardrop, dolap, masa vb) bakımlı olmasını sağlar.

6.    Gerekli hallerde boyacı ile beraber çalışır.

SOĞUTMACI

Görev Tanımı           : Bina içi ve dışında Teknik Müdür ve Mekanik Şefi tarafından verilen soğutma gruplarıyla ile ilgili işleri yapar.

Üst İlişkiler                : İdari açıdan Mekanik Şefine bağlıdır.

1.    Soğutma dolapları, soğuk depo cihazları, buz makinaları, minibar ile ilgili sorunları çözer, bakımlarını yapar.

2.    Soğutma grubu ile ilgili soğutma kulelerinin bakım ve kontrollerini yapmak. Su ölçümü yaparak suyun sertlik değerini kontrol eder.

3.    Klimatize edilen mahallerin kontrolünü yapar.

4.    Kahve, çay makinelerinin kontrolünü bakım ve onarımını yapar.

5.    Soğutma cihazlarının serpantin, evaparatör temizlik ve bakımlarını periyodik olarak yapar.

6.    Gerekli hallerde elektrikçi ile beraber çalışır.

HAVUZCU

Görev Tanımı           : Tüm havuzla ilgili işleri yapar.

Üst İlişkiler                : İdari açıdan Mekanik Şefine bağlıdır.

1.    Otele ait açık ve kapalı havuzun temizlik ve bakımını yapar.

2.    Havuzların klor ve Ph değerlerini kontrol eder, gerekli kimyasalları tatbik eder.

3.    Havuz değerleri ve tüketim formlarını doldurur.

4.    Havuzların yosunlaşmaması ve hijyen ortamının sağlanması için vakumlama, fırçalama ve robot ile detay temizliğini her gün yapar.

5.    Havuz ile ilgili pompa grubu, filtre, vana grupları ve havuz makine dairesi bakımlarını yapar.

6.    Havuz aydınlatma ve elektrik panoları ile ilgili sorunlarda, elektrik bölümüne bilgisini verir ve yaptırır.

7.    Sezon sonunda filtre ve pompa bakımlarını yapar.

BAHÇE ŞEFİ

Görev Tanımı           : Bahçenin bitki düzenlemesini ve peyzaj ile ilgili işleri yapar

Üst İlişkiler                : İdari açıdan Teknik Müdüre bağlıdır.

 

1.    Otel bahçesinin bitki düzeni ve peyzaj ile ilgili iş planını yapar.

2.    İş planına uygun olarak bahçevanları organize ederek, işlerin yapılmasını kontrol eder.

3.    Otel geneli çim alanın eksik yerlerini tespit ederek alanın alt yapı, sulama ve çimlenmesi için çalışmalar yapar.

4.    Otel iç mekan bitki düzenleme ve bitki bakımının yapılmasını sağlar. Öneriler sunar.

5.    Bahçe makine ve aletlerin periyodik bakımının yapılmasını sağlar.

6.    Sulama ile ilgili eksik yerler ve arızalı fiskiye saptayarak ayar ve bakımının yapılmasını sağlar.

7.    Bitki ve çim alandaki düzenlemeleri kararlar doğrultusunda uygulamak.

8.    Yıllık bitki üretim ve dikim planı yaparak, uygulamasını, kontrol eder.

KAYNAKÇI

Görev Tanımı           : Tüm kaynak işlerini yapmakla sorumludur.

Üst İlişkiler                : İdari açıdan İnşaat Şefine bağlıdır.

1.    Otel genelinde bulunan konstrüksiyon malzemelerin kaynak işlerini yapar.

2.    Departmanlarda bulunan servis arabaları, konteynırlar ve tezgahlara ait teker ve birleşim yerlerinde meydana gelen kopma, ayrılma ve montaj işlerinin kaynak ile yapılmasını sağlar.

3.    Konstrüksiyon malzeme ile yapılması gereken imalatları teknik çizimine göre yapar.

4.    Demir, paslanmaz gibi metal malzemelerin bakımlarını yapar.

BAHÇEVAN

Görev Tanımı           : Bahçe ile ilgili verilen tüm işleri yapar.

Üst İlişkiler                : İdari açıdan Bahçe Şefine bağlıdır.

1.    Otel bahçesinde bulunan bitki ve bitki gruplarının budama,  çapalama, gübreleme ve sulama işlerini yapar.

2.    Otel içinde bulunan saksı bitkileri ve çiçekliklerde bulunan bitkilerin toprak değişimini, budama ve sulama işlerini yapar.

3.    Otel geneli çim alanın bakımını  ve eksik yerlerin çimlenmesini sağlar.

4.    Çiçekliklerde ve genel alanlarda sararmış ve düşmüş yaprakların temizliğini yapar.

5.    Bahçe makine ve aletlerin periyodik bakımını yapar.

6.    Sulamayı sağlayan fıskiye ayar ve bakımlarını yapar.

7.    Bitki ve çim alandaki düzenlemeleri kararlar doğrultusunda uygulamak.

 ÖNBÜRO MÜDÜRÜ

Görev Tanımı          :  Ön büro departmanının ve alt bölümlerinin tüm faaliyetlerinden sorumludur.

Üst  İlişkiler              :  İdari açıdan Genel Müdüre bağlıdır.

 

1.    Çalışan kişilerin haftalık çalışma proğramını hazırlamak.

2.    Haftalık iletişim proğramına uyarak personeli eğitmek.

3.    Diğer departmanlarla ilgili ilişkileri kontrol edip aksayan yönleri çalışanlara aktarmak.

4.    Departman müdürleri toplantısına katılmak.

5.    Günlük işlerin kontrolünü yapmak.

6.    Tüm ön büro personelinin çalışmalarını ve yapılan işleri  kontrol etmek.

7.    Alınan rezervasyonları kontrol etmek.

8.    Oda ve pansiyon ücretlerinin doğru olup olmadığını kontrol etmek.

9.    Gece bilgisayardan alınan raporları incelemek.

          ÖNBÜRO MÜDÜR YARDIMCISI

Görev Tanımı       :   Önbüro personelini işletme politikasına ve yapılması gereken işlere uygun bir şekilde  yönlendirmek.

Üst İlişkiler            :   İdari açıdan Önbüro Müdürüne bağlıdır.

1.    İşletme politikasına uygun olarak, personel ve mali konularda maksimum verimin elde edilmesini  sağlamak.

2.    Tesis imajını iç ve dış ortama karşı geliştirmek.

3.    Yeni elemanların sisteme kazandırılmasını sağlamak.

4.    Elemanlara İşbaşı Eğitimi  vermek.

5.    Önbüro müdürüne vekalet etmek ve iş yükünü azaltmak.

6.    İş akışının rasyonel yürümesini sağlamak.

7.    Özellikle H/K ve diğer departmanlarla iyi koordinasyon içinde olmak ve koordinasyonu geliştirmek.

8.    Kasa, santral, resepsiyon, rezervasyon işlerini eksiksiz yürümesini sağlamak.

9.    Prezantabl bir giyim ve temizliğin takibini yapmak, devamlılığını sağlamak.

10. Fatura ve diğer resmi evrakların düzenli takibini sağlamak.

11. Acente ve yetkilileri  ile iyi ilişkiler kurmak ve geliştirmek.

12. Yönetimden gelen bilgileri ve talimatları elemanlara ulaştırmak.

13. İstatistik verileri hazırlamak ve kontrolünü yapmak.

14. Departmana dağıtılan bilgi raporların kontrolünü yapmak.

15. Giriş ve çıkışlarda resepsiyona refakat etmek.

16. Haberleşme ve mesaj sistemini denetlemek aksaklıkları önlemek.

17. Misafir şikayetleri ile ilgili çözüm üretmek; gerekiyorsa HALKLA İLİŞKİLER departmanıyla görüşmek.

18. Rezervasyonu denetlemek ve olası eksiklikleri gidermek.

19. Bir gün sonrası için resepsiyonla koordinasyonu sağlamak.

20. Ön deksin çevresinin kontrol ve düzeni sağlamak.

21. Misafir oda ve ekstra hesaplarının kontrolünü yapmak.

22. Belboyların kontrolünü yaparak, yoğun giriş ve çıkışlarda valizlerin en kısa sürede yerlerine ulaşmasını sağlamak.

SHİFT LEADER

Görev Tanımı     :  Ön büroda yapılan tüm işlerin takibinden sorumludur.

Üst İlişkiler          :  İdari açıdan Ön büro Müdür Yardımcısına  bağlıdır.

1.    Shiftin öbür shiften devir alınması okeylenmemiş logbook bilgiler ve misafir arızaları varsa takibi ve okeylenmesi.

2.    Blokaj kontrolü (kapı kartı, kredi kartı, havlu kartı , ilave yatak , babycote ve özel istekler)

3.    VIP misafirlerin kontrolü ( full comp;HB compl  otel  sahibinin ve genel müdürümüzün  misafirleri) full comp kartının hazırlatılması, meyve sepetlerinin ve odalarının kontrolü ayrıca özel isteklerinin olup olmadığının kontrolü.

4.    H/K raporunun kontrolü okeyli, arızalı ve kirli odaların belirlenmesi.

5.    Çıkış yapacak misafirlerin mesajlarının takibi ve info borda astırılması erken çıkış var ise ona göre kahvaltı yazılması.

6.    Giriş yapacak misafirlerin saatlerinin öğrenilip, geç giriş var ise ona göre soğuk tabak büfe hazırlatılması.

7.    Giriş yapan odaların kontrolü (chd pass, voucher, pax, fiyat)

8.    Çıkış yapan misafirlerin pitlerinin temizletilip yeni giren misafirlerin kartlarının yeniden pitlere konulması. Arşive kalkacak olanların arşive kaldırtılması.

9.    Room change control ( bilgisayardan yapılp yapılmadığını  kartının değişmesi ve oda kartı ile konaklama kartının numara değişikliği ayrıca register kartın yeni pite konulması.)

10. Coctail siparişlerinin kontrolü ve gerekli yerlere bildirilmesi.

11. Early C/out ve extesion var ise işlemlerin yapılıp evrakların gerekli yerlere dağıtılması.

12. Safe raporunun hazırlatılması.

13. Uyandırmaların takibi.

14. Ertesi gün için blokaj atılıp kartlarının yaptırılması.

15. Misafirlerin özel isteklerinin gerekli yerlere bildirilmesi.

16. Oteldeki oda ve kişi sayısını kontrol eder. Ve gerekli yerleri bu konuda bilgilendirir. Giriş , çıkışları, geç girişleri yada erken çıkışları gerekli departmana bildirir.

RECEPTİON CASHIER

Görev Tanımı      :  Respsiyonda verilen tüm hizmet ve faaliyetlerden sorumludur.

Üst  İlişkiler         :  İdari açıdan Shıft Leader’e bağlıdır.

1.    Shifti devralmak için gerekli işlemlerin yapılması.

2.    Kasa kontrolü.

3.    Adisyonların pitlere atılıp atılmadığı ve özellikle tutarların oda hesaplarına gerekir şekilde girilip girilmediği kontrol edilir.

4.    Shift teslim alınırken notebooktaki gerekli yazılar okunmalı.

5.    Giriş olacak odaların kontrolü yapılır.

6.    C/outların yapılıp yapılmadığı , yapıldıysa oda ile ilgili uzatma olup olmadığı kontrol edilmeli.

7.    Gerekli C/in işlemlerini tanımlamak.

8.    Döviz kurlarının kontrol edilmesi.

9.    Kasiyer folio , rehber ve personel foliolarının kontrolü.

10. C/in sırasında misafire otelle ilgili info verilmesi.

11. C/out odalarının fatura işlemlerinin kontrolü ve tamamlanması.

12. Shift esnasında tekrar tekrar kasa kontrolü ( hesapların frınt cash yada kredi carr olarak basılıp basılmadığı).

13. C/out ve C/in saatlerinin öğrenilmesi.

14. C/out esnasında minibar kontrollerinin aksaksız olarak bildirilmesi.

15. Özellikle safe, adisyon ve raporlarının karıştırılıp muhasebeye gidecek şekilde hazırlanması. Discount, guest raporlarının aynı şekilde muhasebeye gidecek şekilde eksiksiz olarak hazırlanması.

16. Giriş olan odaların  blokajlarının kontrolü.

17. Gerekli olan infoların diğer shifte aktarılması.

18. İlk olarak müşteri memnuiyetinin sağlanması ve problemlerinin en kısa şekilde sonuçlandırılması.

19. Giriş yapacak odaların giriş esnasında ek yatak atılacak odaların hazırlanmış olması ve misafirlerin güler yüzlü karşılanması.

20. Anlaşır bir şekilde konaklamaları süresince kullanacakları kartları kahvaltı ve akşam yemeği satleri için bilgilendirmek ve günlük ara ödeme yapmak isteyen misafirlerin hesap dökümleri verilerek tahsilinin doğru yapılması.

21. Özellikle genel müdür ve departman müdürümüzün vereceği görevlerin öncelikle yerine getirilmesi.

22. Çok iyi takip ve dikkatle çıkış yapacak misafirlerin safe anahtarlarının alınarak transfer aracına eksiksiz olarak valizleri ve eşyalarının konulduğunu öğrenmek.

BELLBOY

Görev Tanımı     :  Ön büro tarafından kendisine verilen işleri yapmakla sorumludur.

Üst  İlişkiler        :  İdari açıdan Ön büro Müdür Yardımcısına bağlıdır.

1.    Shiftin bütün işler okeylenmiş olarak devralınması.

2.    Back ofisinin sürekli temiz tutulması.

3.    Evrakların dosyalanması.

4.    Fax ve telefon mesajlarının en hızlı biçimde yerlerine iletilmesi.

5.    Ertesi gün girecek olan odaların kartlarının hazırlanması.

6.    O gün C/out olan odaların kartlarının hazırlanması.

7.    Adisyonların folio havuzlarına atılması.

8.    Önceki günün kontrol edilmiş registration kartlarının folio havuzlarına atılması.

9.    Raporların departmanlara dağıtılması.

10. Bildirilen gazetelerin Genel Müdüre götürülmesi.

11. Otel’i gezmek isteyen misafirlerin gezdirilmesi.

12. Giriş yapan müşterilerin odalarına götürülmesi ve valizlerinin taşınması.

13. Çıkış yapan misafirlerin valizlerinin indirilmesi.

14. Kirli kredi kartlarının temizlenmesi.

15. Genel Müdürlük iç yazışmalarının dağıtılması.

16. Eksik evrak ve malzemenin takip edilip depodan çekilmesi.

17. Nizami ve saatinde işe gelinip gidilmesi.

18. Kılık kıyafete dikkat edilmesi.

19. Akıcı konuşma ve güler yüzlü olunması.

20. En önemlisi atik, pratik ve akılcı hareket etmek.

21. Kapıda durup gelen misafirlerin araçlarını park etmek veya park alanına yönlendirmek.

TELEFON OPERATÖRÜ (SANTRALİST)

Görev Tanımı   :  Müşterilere gelen telefonları yönlendirir ve ön büroya yardımcı olur.

Üst  İlişkiler      :  İdari açıdan Ön Büro Müdür Yardımcısına bağlıdır.

1.    Uyandırmaları kontrol eder.

2.    Bilgisayarda telefonların işlendiğini kontrol eder.

3.    Aynı saniyede 3 veya 4’ teb fazla hat  geldiğinde her zaman olması  gerektiği gibi kibar bir diksiyonla konuşarak en pratik şekilde fazla bekletmeden bağlantıların yapılmasını sağlar.

4.    Misafirlerin telefon arızası ile ilgli şikayetlerini servise bildirir.

5.    Reception’daki günlük işlere yardım eder. Günlük C/in  lerin bir kısmını yapar. Bellboylara kartları hazırlar.

6.    Shift biterken günlük telfon raporunu hazırlar. Gereken kontrolleri yapar. Diğer mesai arkadaşına shifti teslim eder.

7.    ‘C’ shiftin’deki printer kağıdı kontrol edilir. Yapılan ofis görüşmelerinin nereye ait olduğu tespit edilir.

8.    Günlük rutin işler yapılır.

·         Telefonları cevaplandırmak.

·         Fax çekmek.

·         Misafire telefon bağlamak.

·         Telefonla ilgili herhangi bir problemde misafire yada çalışanlara yardımcı olmak.

·         Bilinmeyen numaralara ulaşmak

9.    Misafirlere gelen mesajları almak ve bellboy aracılığı ile iletmek.

NIGHT AUDITOR

Görev Tanımı      :  Ön büronun gece sorumlusu olarak çalışır ve tüm gece raporlarını bilgisayardan alır.

Üst   İlişkiler       :   İdari açıdan Ön Büro Müdür Yardımcısına bağlıdır.

1.    Shifti eksiksiz ve ayrıntılı olarak teslim almak.

2.    Gündüz reception tarafından yapılan işlemleri kontrol etmek.

3.    Giriş yapmış odaların fiyat, pax, board ve isim kontrolünü yapmak.

4.    Gece raporlarını çekmek.

5.    Forecast, istatistik, balance, kontrolü yapmak.

6.    Gün sonu ve gün başlangıcı yapmak.

7.    Shifti devretmek.

REZERVASYON ŞEFİ

Görev Tanımı     :  Gelen rezervasyonları yapılan anlaşmalara göre konfirme eder yada geri  çevirir.

Üst   İlişkiler      :  İdari açıdan Önbüro Müdürüne bağlıdır.

1.    Telefonla veya fax ile gelen rezervasyon taleplerine cevap verir.

2.    Acentelerle yapılan kontenjan anlaşmaları takip edilir ve bilgisayara işlenir.( gelen rezervasyonlar anlaşmadaki şartlara göre teyit edilir.)

3.    Rezervasyonlar teyit edildikten sonra yazışmaları ile birlikte düzenli olarak dosyalanır. Misafirin konaklama tarihi gelince iletilmesi gereken notlar ve bilgiler ilgili departmanlara iletilir.

4.    Bir gün önceden gelecek misafirlerin rezervasyonları tekrar kontrol edilir. Misafir isteklerine göre odaları belirlenir.(deniz manzaralı sigara içilmeyen vb.) gelecek misafirler içerisinde ödemeyi reception’a yapması gereken notu alınır ve recepsition’a bildirilir.

5.    Tüm kontroller bittikten sonra rezervasyon dosyası ön büro’ya teslim edilir.

HOUSEKEEPER

Görev Tanımı    : Housekeeping departmanın yönetim sorumluluğu alan kişidir.

Üst  İlişkiler      :  İdari açıdan Genel Müdür Yardımcısına bağlıdır.

1.    İdare karşı sorumlu olarak kendi departmanındaki personel yönetimini ve seçimini yapar.

2.    Personeline eğitim verir ve motive eder.

3.    Gelen malzemenin kalite kontrolünü ve maliyet kontrolünü yapar.

4.    Kat şeflerinin yönlendirilmesini sağlar.

5.    Otelin ilaçlanmasını planlar ve yaptırır.

6.    Kullandığı tüm malzemelerinin depolama, bakım ve kontrollerini takip eder.

7.    Günlük genel alanlar ve oda kontrollerini yapar.

8.    Diskalifiye  hale gelmiş malzemeleri ayırır.

9.    Günlük, haftalık, aylık ve sezonluk proğramları çıkarır.

10. Malzemenin korunmasından sorumludur.

11. Tüm işleri organize eder.

12. Tüm otel odalarının ve genel mekanların arıza takibini yapar.

13. Kayıp ve bulunan eşyalardan sorumludur.

14. Diğer departmanlarla (özellikle F/O – Teknik Servis ile olumlu ilişkiler ve verimli iletişim gerçekleştirir.

15. Departman personelinin otel güvenlik kurallarını öğrenmeleri ve uygulamalarını sağlar.

16. Misafir şikayetlerine çözüm getirmeye ve talepleri karşılamayı sağlar.

17. Kat hizmetlerine ait anahtarlardan sorumludur.

18. Departman araç – gereçlerine ait envanteri tutar.

19. Odalarda bulunan tekstil malzemelerin (perde, koltuk ve kanepe kumaşlarının yıkanması) belirli proğram takibinde temizliğini yaptırır.

20. Odaların gereksinimine göre tadilata alınması, bunların takibinin yapılmasını sağlar.

21. Kat görevlilerinin oda temizliğinde kullanılan kimyasal malzemelerin nerede ve nasıl kullanılacağına dair eğitimi verir.

ASST. HOUSEKEEPER

Görev  Tanımları       : Housekeeperın sorumluluğu altında olan tüm işlere yardımcı olmak.

Üst  İlişkiler                :  İdari açıdan Housekeeper’a bağlıdır.

1.    Housekeeper’a karşı sorumlu.

2.    Housekeeper’ın verdiği görevleri yerine getirmek.

3.    Katlara ilişkin raporların hazırlanmasında yardımcı olmak.

4.    Housekeeper bulunmadığı zamanlarda yetki ve sorumluluğu devralmak.

5.    H/K departmanında disiplinli çalışma ve işe geliş gidiş saatlerine uyulmasını sağlamak.

6.    Departmanlar arasında ilişkilerde ve idari konularda housekeeper’a yardımcı olmak.

7.    Sorumluluğu altındaki şeflerin proğramlarını kontrol etmek.

8.    Oda görevlilerinin ve housman ‘lerin görünüm ve temizliğine dikkat etmek.

9.    Mesleki ahlak kurallarına uyması uyulmasını sağlamak.

10. Anahtarların doğru ve güvenli kullanılmasının sağlanması.

11. Sayım ve envantere yardımcı olması.

12. Kayıp ve bulunmuş eşyalarla ilgili işlemlerin yapılması.

13. Haşere ile mücadele yapılması.

14. Basit çiçek düzenlemelerinin yapılması.

15. Yeni konuklar için odaların kontrol edilmesi.

16. VIP odalar ile ilgilenilmesi ve nihai onayın verilmesi.

17. Yönetim talimatlarına uymak kaydıyla misafirler ve odalar ile ilgili durumları yönetime bildirmek.

18. F/O – H7K uyuşmazlık raporunun sonuçlarının katlar açısından araştırılması ve rapor üzerinde belirtilerek housekeeper’e sunulması.

19. Yönetim alanı içinde çalışma teknikleri, yönetsel mali ve beşeri tüm konularda verimliliği, kaliteyi, motivasyonu, tasarrufçu davranışı, kurumsal bağlılığı ve iş disiplinini en üst düzeyde tutmak.

KAT   ŞEFLERİ

Görev Tanımları   :  Housekeeper ve asistanın verdiği tüm görevleri yerine getirmek.

Üst  İlişkiler       :  İdari açıdan Asst. Housekeeper’a bağlıdır.

1.    Oda görevlilerinin görünüm ve temizliğine dikkat edilmesi.

2.    Oda görevlilerinin denetlenmesi.

3.    Kat arabalarının muntazam ve eksiksiz  bir şekilde hazırlanması ve uygun bir yere bırakılmasının sağlanması.

4.    Lekelerin  kusursuz çıkarılmasının sağlanması.

5.    Bölümü ile ilgili envanter ve stok sayımına yardımcı olunması.

6.    Temizlik malzeme ve ekipmanlarını kullandıktan sonra uygun bir şekilde muhafaza edilmesi.

7.    Elektrikli araçların kullandıktan sonra  doğru bir şekilde muhafaza edilmesinin sağlanması.

8.    Saat 10.30 ve 15.00’da housekeepıng raporunun hazırlanması.

9.    Katlarda bulunan eşyaların kayıp ve bulunan eşya prosedürüne göre teslimatının yapılması.

10. Günlük işlerin yapılması.

11. Bakım ve onarım işlerinin rapor edilmesi.

12. Kat hizmetlerinin güvenli bir şekilde yapılması.

13. Yeni konuklar için odaların kontrol edilmesi olası hataların şefler tarafından düzeltilmesinin sağlanması ve oda temizlik onayının verilmesi.

14. Dolu odaların kontrol edilmesi.

15. C/o kontrolü yapılması.

16. Haşere ile mücadele yapılması.

17. Basit çiçek düzenlemelerinin yapılması.

18. Konukların istekleri ve şikayetleri ile ilgilenilmesi.

19. VIP odalar ile ilgilenilmesi ve nihai onayın verilmesi.

20. Konuk çocukları ile ilgilenilmesi

21. Şüpheli şahıslara karşı dikkatli olunması.

22. Yönetim talimatlarına uymak kaydıyla misafirler ve odalar ile ilgili durumların yönetime bildirilmesi.

23. Yönetimin yönlendirilmesi ile mevcut eğitim proğramına uyulması.

24. Kat ofislerinin düzenli ve yeterli malzeme ile dolu olmasının sağlanması.

25. Katlardan kirli inen malzemenin çamaşırhaneye indirilmesinin kontrol edilmesi.

26. Reception- hosekeepıng uyuşmazlık raporunun sonuçlarının katlar açısından araştırılması ve rapor üzerinde belirtilerek housekeeper’a verilmesi.

27. Sorumluluk mahallerindeki katlarda arızaların tamir talep prosüdürü’ne uygun olarak bildirilmesinin sağlanması ve takibi.

28. Gün sonunda :

·         Sorumlu olduğu kat ofislerinin kilitlenmesi.

·         Katlardaki inen kirlilerin tamamının çamaşırhaneye indirildiğinin kontrol edilmesi

·         Kalan işlerin bildirilmesi.

·         Maid anahtarlarının kontrolü.

29. Housekeeper ve Ast.Housekeeper’ın vereceği diğer görevleri yerine getirmek.

MEYDAN ŞEFİ

Görev Tanımı     :  Tüm genel alanların temizliğinden sorumludur.

Üst  İlişkiler        :  İdari açıdan asst. housekeeper’a bağlıdır.

1.    Genel alanlarda maksimum standartlarda, hijyen temizlik düzen ve deklarasyonun daimi olmasını sağlamak.

2.    Kullandığı malzeme ve ekipmanlardan optimum fayda sağlamak.

3.    Personelin görev dağlığını yapmak.

4.    Diğer departman ve departman içi bölümler ile işbirliğini sağlamak.

5.    Kendi bölümünde kullanılan malzeme araç ve gereçleri amaca uygun bir şekilde kullanılmasını sağlamak, bu araç gereçlerin bakım ve onarımlarının zamanında yapılmasını sağlamak.

6.    Birimi ile ilgili işletme menfaatlerine yeni fikirler üreterek h/k’ya sunmak

7.    İş arkadaşları ile uyum sağlamak.

8.    Housekeeper veya asst. housekeeperın hazırladığı periyodik çalışma proğramını uygulamak ve kontrolünü sağlamak.

9.    Otel içerisinde genel alanlarda kaybolan eşyalar için kayıp ve bulunan eşya prosedürünü işleyişini sağlamak.

10. Yangın ve kazalara karşı tedbir almak.

11. Yönetimin yönlendirilmesi paralelinde mevcut eğitim programının uygulaması.

12. Elemanların görünüm ve temizliğine dikkat edilmesi.

13. Mesleki ahlak kurallarına uyması ve uyulmasını sağlanması.

14. Bölümü ile ilgili  envanter ve stok sayımına yardımcı olunması.

15. Bakım ve onarım işlerinin rapor edilmesi.

16. Haftalık ve periyodik temizlik ve deklarasyon planlaması ve programlanması.

MAİD

Görev Tanımı     :  Odaların temizliğini yapmaktan sorumludur.

Üst  İlişkiler       :  İdari açıdan kat şefine bağlıdır.

1.    Şefinden aldığı talimatlara uymak.

2.    Görev aldığı oda  koridor ofis temizliğini yapmak.

3.    Odalardaki arızaları şefine bildirmek.

4.    Odalarda unutulan eşyaları amirine teslim etmek.

5.    Enerjik ve ağırbaşlı olmak.

6.    Kat şefinin belirlemiş olduğu amaç ve standartlar çerçevesinde kendisine tahsis edilen odaların ve diğer genel odaların temizlik, düzen ve bakımından sorumludur.

7.    Mesaisine zamanında gelir.

8.    Daima temiz ve düzenli bir görünüm içinde olmak zorundadır.

9.    Günlük iş çizelgesine göre bakım ve temizliğini yapacağı odaların anahtarlarını teslim alır ve işi bittiğinde geri teslim eder.

HOUSEMAN

Görev tanımı    :   Görevli olduğu alanların temizliğini yapmak.

Üst  İlişkiler       :  İdari açıdan meydan şefine bağlıdır.

1.    Şefinden aldığı talimatlara uymak.

2.    Görev aldığı alanların temizliğini yapmak.

3.    Alanlardaki arıza ve eksikleri şefine bildirmek.

4.    Genel alanda unutulan eşyaları amirine bildirmek.

5.    Enerjik ve ağırbaşlı olmak.

6.    Misafir ve personel alanlarının temizliğinden sorumludur.

7.    Kullandığı demirbaşların (halı yıkama makinesi, cila makinesi vs.) kontrolünden ve temizliğinden sorumludur.

8.    Olabilecek arızalarda şefini haberdar edip, arızanın giderilmesini sağlamak.

9.    Mesaisine zamanında gelmek ve kılık kıyafetine özen göstermek.

Görev Tanımı        :   Çamaşırhaneden sorumludur.

Üst  İlişkiler            :  İdari açıdan Housekeeper’a bağlıdır.

1.    Çamaşırhanede maksimum standartlarda hijyen, temizlik ve düzeni  daimi olarak sağlamak.

2.    Kullandığı malzeme ve ekipmanlarda optimum fayda sağlamak.

3.    Personelin görev dağılımını yapmak.

4.    Kendi bölümünde kullanılan malzeme araç ve gereçleri amaca uygun bir şekilde kullanılmasını sağlamak. Bu araç ve gereçlerin bakım onarımlarının zamanında yapılmasını sağlamak.

5.    Birim ile ilgili işletme menfaatlerine yeni fikirler üreterek housekeeper’a sunmak.

6.    İş arkadaşları ile uyumu sağlamak.

7.    İhtiyaç malzeme araç ve gereçlerinin tespitini yapmak.

8.    Housekeeper ve asst. housekeeperın hazırladığı periyodik çalışma programını uygulamak ve kontrolünü sağlamak.

9.    Yangın ve kazalara karşı tedbir almak.

10. Personeline bölümü ile ilgili eğitim vermek.

11. Personelin ödül, ceza ve terfi gibi durumlarda housekeeper’a bilgi vermek.

12. Otel malını ve malzemesini korumak.

13. Yukarıda yazılan görevler dışında verilen görevleri eksiksiz yerine getirmek.

 TERZİ

Görev  Tanımı   :  Otelde bulunan üniformaların bakımı ve tamirinin takibinden sorumludur.

Üst  İlişkiler        :   İdari açıdan Çamaşırhane Şefine bağlıdır.

1.    Terzihanenin bakımı düzeni ve temizliğinin yapılması.

2.    Üniformaların takibi tamiratı ve kontrolü.

3.    Yazılan görevler dışında verilen görevleri eksiksiz yerine getirmek.

YIKAMACI

Görev Tanımı     :  Otel malzeme ve üniforma yıkamalarını yapılmasından sorumludur.

Üst  İlişkiler       :   İdari açıdan Çamaşırhane Şefine bağlıdır.

1.    Gelen kirli çamaşırların ayrımını yapmak.

2.    Sınıflarına göre yıkanması.

3.    Leke çıkarmak özel yıkama yapmak.

4.    Makineleri talimatına göre kullanmak.

ÜTÜCÜ

Görev  Tanımı    :   Gelen kıyafetlerin ütülenmesi ve kontrolünden sorumludur.

Üst    İlişkiler      :  İdari açıdan Çamaşırhane Şefine bağlıdır.

1.    Yıkanan kıyafetlerin kontrolünü yapmak.

2.    Yıkanan kıyafetleri ütülemek.

3.    Otele ait çamaşırların kalite ve görünümlerini bozmadan dikkatli bir şekilde ütülenmesinden sorumludur.

4.    Çamaşırhanede yıkanan ve kurutulan çamaşırları düzenli bir şekilde katlayarak ütüye hazırlar.

5.    Ütüsü tamamlanan eşyaları, ilişik formları doldurarak iade eder.

6.    Kullandığı araçların düzenli olarak bakımını yaptırır.

SİLİNDİR  ÜTÜCÜ

Görev Tanımı   :  Malzemelerin silindir ütüden ütülenmesinden sorumludur.

Üst   İlişkiler       :   İdari açıdan Çamaşırhane Şefine bağlıdır.

1.    Yıkanan çamaşırların silindir ütüde ütülenmesini sağlamak.

2.    Ütüden çıkan malzemelerin istiflenmesi ve muhafaza edilmesini sağlamak.

3.    Çarşaf, yastık kılıfı, masa örtüsü, peçete ve pike gibi yıkanan malzemeleri türlerine göre ayırıp ütüye hazırlar.

4.    Ütülenmiş çarşafları türlerine ve geri gideceği katlara göre temiz çamaşır arabalarına yükler.

VALE

Görev   Tanımı    :   Katlardaki malzemenin takibinden sorumludur.

Üst  İlişkiler        :  İdari açıdan Çamaşırhane Şefine bağlıdır.

1.    Katlardaki kirli malzemelerin çamaşırhaneye inmesi.

2.    Çamaşıhaneden çıkan temiz malzemelerin katlardaki maidlere eşit olarak dağıtılması.

İNSAN KAYNAKLARI  MÜDÜRÜ

Görev  Tanımı    :  İşletme kültürünün oluşturulacak, işletmeye kaliteli personelin alınması, personelin eğitimi ve iş gören devir hızının azaltılarak verimliliğin artırılması.

Üst  İlişkiler     :  İdari açıdan Genel Müdüre bağlıdır.

1.    İşletme kültürünün, politika ve prosedürlerin oluşturulması. (Departman manüelleri, personel el kitabı, işyeri kuralları ve düzenin oluşturulması.)

2.    Şirket hedefinin oluşturulmasında üst yönetimle birlikte hareket etmek.

3.    Kadrolaşma çalışmalarının yapılması. ( İş analizleri, iş sınıflandırılması, iş tanımları.)

4.    Ücret sistemini kurmak. ( Çevreden ücret araştırmaları, pazar araştırması, kiminle kıyaslanacağının öğrenilmesi.)

5.    Personel bulma kaynaklarını tespit etmek.

6.    Personel seçme yöntemlerini belirlemek.( Ön eleme, araştırma, soruşturma, mülakat, testler.)

7.    Seçilen personelin işe alımı ve oryantasyon eğitimi vermek.

8.    Çalışan personelin sorunlarına yardımcı olmak.

9.    Performans değerlendirme sistemini kurmak.

10. Eğitim ve geliştirme proğramlarını uygulamak.

11. Sosyal faliyetler yaparak personelin kaynaşmasının sağlanması.

12. Her türlü uygun motivasyon teorileri üretmek.(Ödül sistemi, ayın personeli, doğum günleri vb.)

13. İşten ayrılma işlemlerinin nedenlerini öğrenmek.

PERSONEL   MÜDÜRÜ

Görev Tanımı   :  Personeli kendisine ve işyerine faydalı olacak şekilde motive etmek.

Üst    İlişkiler    :    İdari açıdan Genel Müdüre bağlıdır.

1.    Tüm otel personelinin işe alımı eğitimi, disiplin ve kontrolünü kusursuz bir şekilde sağlar.

2.    Yapılan iş münacatlarını değerlendirerek gerekli ön elemeyi yapar.

3.    İş başı yapan personelin iş başı eğitiminin almasını sağlar.

4.    Personel müdürlüğündeki tüm resmi işlemleri kontrol eder.

5.    Personel ücret skalalarının belirlenmesinde Genel Müdür ile koordineli olarak çalışır.

6.    Genel Müdür olmadığı zaman Disiplin Kuruluna başkanlık eder.

7.    Personele verilecek olan cezaların (disiplin, uyarı ve ihtar)  uygulanmasını sağlar.

8.    Personel bütçesini hazırlar ve takibini yapar.

9.    Personelin ihtiyacı olan eğitimleri tespit ederek gerekli eğitimin ilgili kurum ve kuruluşlar tarafından verilmesini sağlar.

10. Personeli ilgilendiren tüm bölümlerin kontrolünü yapar.

11. Personel lojmanları, yemekhane ve personel servislerinin düzenli bir şekilde işleyişini sağlar.

12. Tüm personel sorunları ile ilgilenerek çözüm getirmeye çalışır.

PERSONEL  MEMURU

Görev  Tanımları    :  Her zaman personelle iyi ilişkiler kurmak; güler yüzlü ve yardım sever olmak.

Üst    İlişkiler        :   İdari açıdan Personel Müdür Yardımcısına bağlıdır.

1.    Mesaisine zamanında gelir.

2.    Daima temiz, düzenli ve güler yüzlüdür.

3.    Günlük ofis işlerini yapar.( Vizite kağıdı, ilaç gibi)

4.    Ofisin temizlik ve düzeninden sorumludur.

5.    Personel dosyaları ve arşivin düzenini yapar.

6.    Personel ofisinin otel içi ve otel dışı yazışma ve dosyalama işlerini yapar.

7.    Personel soyunma dolaplarının organizasyonunu, dağıtımını ve yedek anahtarların güvenli bir şekilde saklanmasını sağlar.

8.    Otel kural ve yönetmenliklerine uyar.

9.    Personel Müdürü’ nün vereceği yazılı ve sözlü diğer işleri de yapar.

PERSONEL MÜDÜR  YARDIMCISI

Görev  Tanımı      :   Personele gerekli eğitimlerin verilmesini sağlayıp  kaliteli personelden oluşan  bir kadro oluşturarak personel  sirkülasyonunu asgariye indirmek.

Üst  İlişkiler        :  İdari açıdan Personel Müdürüne bağlıdır.

1.    Personel Müdürlüğünde yapılması gereken tüm işlemleri takip eder.

2.    Aylık bordroları hazırlar.

3.    Personel maaş ve avanslarının usulünce dağıtılmalarını yapar.

4.    Personel Müdürü olmadığı zaman yerine vekalet eder.

5.    Personel Müdürlüğünde yapılan tüm yazışmaların takibini yapar.

6.    Personelin otel kural ve yönetmenliklere uymasını sağlar.

7.    İş başı yapan tüm personelin oryantasyonunu yapar.

8.    İş müracaatı yapan personelin araştırmasını yapar.

9.    Personel Müdürünün vereceği yazılı ve sözlü diğer işleri de yapar.

LOJMAN   SORUMLUSU

Görev   Tanımı         :  Her zaman personelle iyi ilişkiler kurmak; güler yüzlü ve yardım sever olmak, personel lojmanın güvenliğinden  ve korunmasından sorumlu olmak.

Üst  İlişkiler               :  İdari açıdan Personel Müdür Yardımcısına bağlıdır.

1.    Mesaisine zamanında gelir.

2.    Daima temiz, düzenli ve güler yüzlüdür.

3.    Lojmanın güvenliğinden sorumludur.

4.    Herkesin verilen odada kalmasını sağlar. Yabancıların lojmana girmesine engel olur.

5.    Her gün lojmanda yapılan temizliği kontrol eder ve Personel Müdürlüğü’ne bilgi verir.

6.    Her gün oda kontrolü yapar. Açık unutulan elektrik ve suları kapatır. Odalardaki arızaları tespit eder ve arıza bildirim formu doldurarak  Personel Müdürlüğü’ne iletir.

7.    Lojmanda kalan personelin şikayetlerini dinler.Çözebildiklerini çözer, çözemediklerini Personel Müdürü’ne iletir.

8.    Lojman demirbaşlarının korunmasına ve amacına uygun kullanılmasını sağlar.

9.    Otel kural ve yönetmenliklerine uyar.

10. Personel Müdürü’nün yazılı ve sözlü talimatlarına uyar.

KAFETERYA SORUMLUSU

Görev  Tanımı        :  Her zaman personelle iyi ilişkiler kurmak; güler yüzlü ve yardım sever olmak, personel kafeteryasının düzeninden ve temizliğinden sorumlu olmak.

Üst  İlişkiler        :  İdari açıdan Personel Müdür Yardımcısına bağlıdır.

1.    Mesaisine zamanında gelir.

2.    Daima temiz, düzenli ve güler yüzlüdür.

3.    Personel yemekhanesinin temizlik ve düzeninden sorumludur.

4.    Yemek saatlerinde personelin düzenli bir şekilde yemek yemesini sağlar.

5.    Çay saatinde çay hazırlığı yapar. Çay salonun temiz ve düzenli olmasını sağlar.

6.    Personel yemekhanesinde personelden gelebilecek şikayetleri dinler çözebileceklerini çözer; çözemediklerini Personel Müdürü’ne iletir.

7.    Otel kurallarına ve yönetmenliklerine uyar.

8.    Personel Müdürü’nün yazılı ve sözlü talimatlarına uyar.

ŞÖFÖR

Görev  Tanımı      :   Kendisine verilen görevleri zamanında ve noksansız yapmak. Araçlarla ilgili problem çıkmamasını sağlamak.

Üst  İlişkiler        :   İdari açıdan Personel Müdür Yardımcısına bağlıdır.

1.    Mesaisine zamanında gelir.

2.    Daima temiz düzenli ve güler yüzlüdür.

3.    Kullanmakta olduğu aracın sorumluluğu kendisine aittir.

4.    Kendisine verilen işleri zamanında ve düzenli olarak yapar.

5.    Her gün aracın temizliğini kontrol eder ve tamir bakım gerektiren   durumları Personel Müdürlüğüne bildirir.

6.    Personel Müdürü’nün yazılı ve sözlü talimatlarına uyar.

SATINALMA   MÜDÜRÜ

Görev  Tanımı       : İşletmenin tüm ihtiyaçlarını karşılamakla sorumludur.

Üst   İlişkiler        :  İdari açıdan  Genel Müdüre  bağlıdır.

1.  İşletmenin her türlü ihtiyacını karşılarken Satın Alma Müdürlüğü anlayış, ahlak ve sorumluluğu içerisinde yürütülen işlemlerin her adımını yetki sınırlarını aşmadan takip etmek, hız kazandırmak ve layığıyla sonuçlandırmak.

2.    Bunları yürütürken lojistik sağlama konusunda aldığı sorumluluklarla hiç bir ünitede aksamaması gereken sürekli hizmet ve imalat, (zaman), kaliteden ödün vermemek için yapılan çalışma (kalite araştırması) , işletmenin karlılığına azami katkı sağlamak.(fiyat araştırması)

3.    Alınan hizmet ve ürünlerin işletme kalite politikasının uygunluğu , (tedarikçilerin seçimi) işletmenin yönetici seviyesinde temsil hakkını en iyi şekilde kullanması (piyasada güven ve itibar yaratma), ve bunların sonunda bütün departmanlarla bire bir ilişkisi olması nedeniyle iş yerinde rasyonel davranış göstermek ast- üst ilişkilerini düzenlemek Satın Alma müdürlüğünün felsefesidir.

SATIN ALMA ELEMANI

Görev  Tanımı      :  Satın Alma departmanındaki tüm görevlerden sorumludur.

Üst   İlişkiler      :    İdari açıdan Satın Alma Müdürüne bağlıdır.

1.    Bir bakıma Satın Alma Müdürünü asiste eden satın alma elemanı amiri ile aynı görev sorumlulukları 2.derecede paylaşır.

2.    İşletmenin her türlü politikasına uymada amiri ve diğer departman amirlerinin uyarı ve tavsiyelerine uyar.

3.    Talep edilen tüm malzemelerin temininden sorumludur.

4.    Otelin dış alımlarını yapar.

Görev Tanımı      : Animasyon ekibinin yönetim sorumluluğunu alan kişidir.

Üst   İlişkiler       :  İdari açıdan Genel Müdüre bağlıdır.

1.    Tüm ekibin sezon içindeki sorumluluğunu üstlenir. Sezon sonuna kadar öngörülen proğramların sürekliliğini sağlar.

2.    Personelin sosyal olanakları, sağlık durumları ve iş ile ilgili problemleri  ile ilgilenmek ve moral düzeyini maksimum derecede tutulmasını sağlayacak tedbirler almak.

3.    İşletmenin tüm eğitim çalışmalarına ve yönetici toplantılarına katılmak.

4.    Animasyon çalışanlarının iş organizasyonlarını yapmak.

5.    Animasyon proğramları animasyon müdürü tarafından oluşturur ve dağılımı yapılır ve otel yönetimine sunulur. Sezon içerisinde program değişikliği otel ve animasyon müdürünün onayı ile değiştirilir, mutabakat sağlanan proğram titizlikle uygulanır.

6.    Animasyon müdürü iş ve mesleki ikram hakkına sahiptir. Bu yetki animasyon etkinliklerinde (yarışma, turnuva, havuz oyunları, misafir katılımları ile yapılan gösteriler gibi) ödül olarak verilir.İlgili ödenmez adisyona gerekçeyi öz olarak yazarak belirtir ve imzalar. Bu imzalar ote yönetim onayına, muhasebe şefliği tarafından bilahare sunulur.

7.    Animasyon müdürü otelin bir departman amiri olup doğrudan otel müdürlüğüne bağlıdır. Diğer ünite amirleriyle koordinasyon içinde çalışır.

8.    Animasyon departmanında kullanılan tüm malzeme ve teslim edilen her türlü araç ve gerecin itina ile kullanılmasını sağlayan kişidir.

9.    Haftalık bazda gündüz ve gece animasyon proğramlarını yönetime sunmak, gereli yerlere ilan etmek ve departman müdürlerine dağıtmak.

10. F&B müdürü ile belirleyeceği tüm exstra gelirleri arttırıcı operasyonlarda yardımcı olmak.

11. Animasyon elemanlarını Cost Control ile harcamaları, kart çıkarma veya iptal etme gibi işlemleri takip etmek.

12. Otel kurallarını ekibine anlatmak ve uygulamak.Bununla ilgili toplantılar yapmak.

13. Ziyaretçi kabulü, personelin işten ayrılması ve alınması durumunda güvenlik departmanına bilgi vermek.

14. Zimmetli olan tüm malzemelerin korunmasını sağlamak ve arıza durumunda müdahale etmeden gerekli birime haber vermek.

15. Müşterilerin genel şikayetlerini dinlemek ve gerektiğinde yönetime bildirmek.

ANİMASYON  ŞEFİ

Görev  Tanımı    :  Animasyon müdürünün yokluğundaki tek yetkili kişidir.

Üst   İlişkiler        : İdari açıdan Animasyon Müdürüne bağlıdır.

1.    Animasyon müdürünün bulunmadığı sırda ekipten sorumlu olan ikinci şahıstır.

2.    Aktivitelerin zamanında ve eksisiz olmasın kontrol eder.

3.    Önceden belirlenmiş olan animasyon programlarının görev dağılımını yapar.

4.    Animasyon departmanın bütün bölümlerinde kullanılan malzemelerin takibinden, muhafazasından ve zimmetleşmesinden sorumludur.

5.    Akşam showlarının rejisini  ve rol dağılımını yapar.

6.    Animasyon Müdürünün olmadığı zamanlarda günlük meetingleri yönetir.

7.    Tüm animasyon alanlarında genel temizlik ve düzenin muhafazasından sorumludur.

8.    Müşterilerden gelen şikayetleri dinler gerekirse amirine bildirir.

9.    Departmandaki eksik malzemeleri  amirine bildirmekle sorumludur.

10. Animasyon Müdürü ile birlikte yapılması gereken işlerin plan ve proğramını hazırlamakla sorumludur.

SPOR  ŞEFİ

Görev    Tanımı     :  Spor aktivitelerinin yapılmasından ve kontrolünden sorumludur.

Üst   İlşkiler         :   İdari açıdan Animasyon  Şefine bağlıdır.

1.    Gündüz yapılan aktivitelerden  (başlama saati, yerinde olma vb)  ve anonslardan sorumludur

2.    Turnuvaların organizsazyonundan sorumludur.

3.    .Sertifikaların yazılmasından ve sunulmasından sorumludur.

4.    Kendi aktivitesinde kullandığı tüm malzemelerden sorumludur.

5.    Eksik olan malzemeyi zamanında Animasyon Şefine bildirmekle sorumludur.

6.    Misafirlerle olan diyaloglarında olası istek ve beklentilerin amirine iletmekle sorumludur.

7.    Showdan sonra öngörülmüş ise yapılacak faaliyetlerin ( yaş günü, diskoya yönlendirme v.b) gerçekleşmesi için gerekenleri sağlar.

8.    Animasyon aktivitesinde yapılacak exstraları arttırıcı faaliyetlerinin etkili bir şekilde duyurulması ve  promosyonundan sorumludur.

9.    Amiri tarafından verilen diğer görevler yerine getirmekle sorumludur. Gerektiği zamanlarda showlar katılır.

KOREOGRAF

Görev   Tanımı    :  Animasyon ekibine dans ve skeç eğitimi vermekle beraber  dekaratör ve kostümcüden sorumludur.

Üst     İlişkiler       :  İdari açıdan Animasyon Şefine bağlıdır.

1.    Önceden belirlenmiş gece showlarının gerken mizansen ve tiyatral düzenini sağlar.

2.    Önceden belirlenmiş ve kareografillerinin çıkarılmasından ve animatörlere öğretilmesinden sorumludur.

3.    Dekordan sorumlu kişiye dekor rejisini verir.

4.    Işık ve sesten sorumlu kişilere show rejisini verir.

5.    Kostümcüye kostüm rejisini verir.

6.    Yeni showlar için hazırlıklar yapar.

7.    Showlardan bizzat sorumludur ve katılır.

8.    Amirinden verilen diğer görevleri yerine getirmekle sorumludur.

DEKORATÖR

Görev  Tanımı       :  Dekor malzemelerinin hazırlanmasından ve bakımından sorumludur.

Üst      İlişkiler      :   İdari açıdan Koreografa bağlıdır.

1.    Gündüz ve gece Animasyon etkinliklerinde kullanılan dekor malzemelerinin hazırlanmasından ve bakımından sorumludur.

2.    Departman amiri ve Koreografın istekleri doğrultusunda verilecek dekor rejisine uymak.

3.    Malzemenin gerektiği zamanlarda hazırlanması.

4.    Aktivite ve show panolarını hazırlamak.

5.    Gerektiği zamanlarda showlara katılmak.

6.    Amirinden verilen diğer görevleri yerine getirmekle yükümlüdür.

KOSTÜM GÖREVLİSİ

Görev Tanımı        :  Kostüm ve aksesuarların bakımı ve muhafazasından sorumludur.

Üst  İlişkiler        :  İdari açıdan Koreografa bağlıdır.

1.    Animasyon departmanında kullanılan kostüm ve aksesuarlarının, muhafazasından  ve hazırlanmasından sorumludur.

2.    Show esnasında ve gündüz aktivitelerinde herkese kostümü eksiksiz ve temiz  bir şekilde hazırlanmasından sorumludur.

3.    Sahne arkası tertip ve düzeninden sorumludur.

4.    Show ve aktivitelerde kostüm rejisine uyarak kıyafet ve aksesuarları hazırlar.

5.    Showlara katılır.

6.    Amirinden verilen diğer görevleri yerine getirmekle sorumludur.

MINI  CLUP SORUMLUSU

Görev  Tanımı    :  Mini clubün açık olduğu saatlerde çocukların iyi vakit geçirmesini sağlayan kişidir.

Üst   İlişkiler         :    İdari açıdan Animasyon Şefine bağlıdır.

1.    Mini club’e gelen çocukların ilk gelişlerinde onların dikkatini çekmek ve ilgilenmek.

2.    Önceden belirlenen haftalık M.C. proğramına uymak, günlük aktivite ve saatlerini (hava durumu ve müşteri milliyetini) dikkate alarak tespit etmek ve uygulanmsını sağlamak.

3.    Çocuklar vasıtası ile ebeveynlerine ulaşıp aktivitelere  yönlenmelerini sağlamak.

4.    M.C. malzemelerinin zimmetinden, temizlenmesinden ve korunmasından sorumludur.

5.    M.C. temizliği ve düzeninden sorumludur.

6.    Çocukları showlara katılmaları amacı ile onları eğitmek ve koreograf  ile birlikte koordineli çalışmak.

7.    Gece aktivitelerine katılmak.

8.    M.C. Proğramında yer alan oyunları ve yarışmaları düzenlemek.

9.    En az iki dil bilmesi.

10. Amirinden verilen diğer görevleri yerine getirmekle sorumludur.

TOM  MAISTER

Görev  Tanımları      :  Ses ve ışık düzeni sorumluluğu altındadır.

Üst  İlişkiler       :   İdari açıdan Animasyon Şefine bağlıdır..

1.    Tesis içerisindeki müzik yayının listesinden ve değiştirilmesinden sorumludur.

2.    Gündüz ve gece Animasyon  etkinliklerinde ses ve ışık organizyonunun gerçekleştirilmesinden sorumludur.

3.    Show öncesi ve sonrası müzikten sorumludur.

4.    Show esnasında ses ve ışık onun kontrolündedir.

5.    Amirinden gelen istekler doğrultusunda bütün kayıt ve montajlardan sorumludur.

6.    Önceden belirlenen Sound & Lıght rejisine uymakla sorumludur.

7.    Bütün teknik aletlerinin zimmetinden, bakımından ve temizliğinden sorumludur.

8.    Sound Cabin’in temizliği ve bakımından sorumludur.

9.    Amirinden verilen diğer görevleri yerine getirmekle sorumludur.

DISCO  JOKEY

Görev  Tanımı      :  Tüm müzik organisyonundan sorumludur.

Üst   İlişkiler         :  İdari açıdan Ton maistere bağlıdır.

1.    Gündüz aktivitelerinde havuz başındaki  müzik organizasyonundan sorumludur.

2.    Mini Disco’da kullanılan müzikten sorumludur.

3.    Disco’dai D:J Kbininden, müzik tesisatından  ve kullandığı  materyallerden sorumludur.

4.    Gece disco’daki müzikten sorumludur.

5.    Kullandığı malzemelerin bakımından ve temizliğinden sorumludur.

6.    Disco’daki kabinin bakımından ve temizliğinden sorumludur.

7.    Gerektiğinde gece aktivitelerine katılmaktan sorumludur.

8.    Amirinden verilen diğer görevleri yerine getirmekle sorumludur.

SPOR  ANİMATÖRÜ

Görev  Tanımı       :  Yarışma ve oyunların gerçekleşmesinden sorumludur.

Üst   İlişkiler           :  İdari açıdan Spor Şefine bağlıdır.

1.    Amirinden verilen tüm aktivite ile ilgili görevlerini yerinde ve zamanında yerine getirir.

2.    Gün boyunca düzenlenen yarışma ve oyunların gerçekleşmesinden sorumludur.

3.    Misafirlerle olan diyaloglarda olası istek ve beklentilerini amirine iletmesi.

4.    Misafirlerin ekstra ünitelere yönlenmelerini sağlamak.

5.    Bütün aktivite malzemelerinin korunması ve sahip çıkması.

6.    Gece showlarına katılmaları.

7.    Müşterilerle iyi diyalog içinde bulunmaları.

8.    En az iki yabancı dil bilmeleri.

9.    Amirinden verilen diğer görevleri yerine getirmekle sorumludur.

AEROBIC

Görev   Tanımı     :  Beden eğitimi aktivitelerinden sorumlu kişidir.

Üst  İlişkiler           :  İdari açıdan Spor Şefine bağlıdır.

1.    Gündüz  aktivitesinde bulunan jimnastic – su jimnastiği – step – stretching  gibi faaliyetlerin yerinde ve zamanında gerçekleşmesinden sorumludur.

2.    Gün boyunca düzenlenen yarışma ve oyunlara katılır.

3.    Misafirlerin ekstra ünitelerine yönlenmelerini sağlamak.

4.    Step tahtalarının zimmetinden, temizlik ve bakımından sorumludur.

5.    Misafirlerin aktivitelere katılımının sağlanmasından sorumludur.

6.    Gece showlarına katılır.

7.    Amirinden verilen diğer görevleri yerine getirmekle sorumludur

 HOSTES ŞEFİ

Görev  Tanımı    :  Misafirlerin bigilendirilmesi ve aktivitelerin tanıtımından sorumludur.

Üst   İlşkiler       :  İdari açıdan Spor Şefine bağlıdır.

1.    Animasyonun info’nun zamanında açılıp kapanmasından sorumludur.

2.    Misafirlerin bilgilendirilmesi ve aktivitelerin tanıtımında sorumludur.

3.    İnfo’nun temizliğinden ve bakımından sorumludur.

4.    İnfo’da bulunan tüm malzemelerin zimmetinden ve muhafazasından sorumludur.

5.    Hosteslerin shiftlerinin yazılmasından sorumludur.

6.    Günlük aktivite panolarının ve gece panolarının muhafazasından ve değiştirilmesinden      sorumludur.

7.    Müşterilere verilen materyallerin takibinden sorumludur.

8.    Malzeme depozit listesinin hazırlanmasından sorumludur.

9.    Gün boyunca yapılan aktivitelere yardımcı olur.

10. Gece showlarına katılır.

11. En az iki yabancı dil konuşur.

12. Müşterilerden gelen talep, istek ve şikayetleri not alarak amirine bildirir.

13. Amirinden verilen diğer görevleri yerine getirir.

HOSTES

Görev   Tanımı     :  Şef hostesin belirlediği aktivite proğramının yerine getirilmesinden sorumludur.

Üst  İlişkiler           :    İdari açından Şef Hostese bağlıdır.

1.    Şef hostesin belirlediği shiftleri doğrultusunda çalışır.

2.    Misafirlerin bilgilendirilmesi ve aktivitelerin tanıtımından sorumludur.

3.    Misafirlerin istek, talep ve şikayetlerini not alarak amirine bildirir.

4.    İnfo’da bulunana malzemelerin Muhafazasından ve temizliğinden sorumludur.

5.    Malzeme depozit listesinin takibinden sorumludur.

6.    Gün boyunca şef hostesin belirlediği aktivitelere yardımcı olur.

7.    Gece showlarına katılır.

8.    En az iki dil konuşur.

9.    Amirinden verilen diğer görevleri yerine getirmekle sorumludur

GÜVENLİK MÜDÜRÜ

Görev   Tanımı      :  Tesisin sürekli olarak iç ve dış güvenliğinin sağlanmasından sorumludur.

Üst     İlişkiler        :  İdari açıdan Genel Müdüre bağlıdır.

1.    Tesiste görevli güvenlik personelinin çalışma çizelgelerini hazırlar, görev taksimi yapar.

2.    Güvenlik birimlerini kontrol ve yönetmekle görevlidir.

3.    Elemanların eğitimi ile yakında ilgilenir.

4.    Güvenlik elemanlarını el koyduğu olayların kanuni takibini yapar.

5.    Genel Müdürden aldığı talimatları yazılı veya sözlü elemanlarına bildirir.

6.    Güvenlik elemanlarından gelen raporlar doğrultusunda önlemler alır ve Genel Müdüre bilgi verir.

7.    İletişim toplantısı yapar.

8.    Otelimizde meydana gelebilecek bir sabotajı en yakın kolluk kuvvetine bildirir.

9.    Personel çalışma saatlerinin ve kılık kıyafetinin düzgün olmasını sağlar.

10. Tesis içinde ve özellikle konuk odalarında konukların güvenliğini tehdit edici herhangi bir hırsızlık ve sabotaj olaylarına karşı gerekli emniyet önlemleri alır.

GÜVENLİK ŞEFİ

Görev   Tanımı     :   Tüm otel misafirlerinin ve personelin güvenliğini en iyi şekilde sağlamaya çalışır.

Üst   İlişkiler          :  İdari açıdan Güvenlik Müdürüne bağlıdır.

1.    Nöbet yerlerini ve nöbetçileri sık sık denetleyecek güvenlik görevlilerinin görevi dışında hiçbir şeyle ilgilenmemesini sağlayacaktır.

2.    Gündüz Güvenlik Müdürüne gece ise Gece Müdürüne karşı sorumludur.

3.    Personelin arasını açacak şekilde diğer personele üçüncü kişilere dedikodu kategorisine girecek şeyleri aktarmayacak ve tüm personele adil davranacaktır.

4.    Sair zamanlarda LPG tankı, depo, kazan dairesi, bürolar, lobi ve katlar kontrol edilecektir.

5.    Diğer departmanlarda görülen hatalar rapor halinde yazılacak fakat düzeltmeye gidilmeyecektir. Güvenlik departmanındaki hataları düzeltebilir.

6.    Gelen her misafire güler yüzlü olur ve her konuda yardım eder.

7.    Akşamları olan her türlü olağanüstü olayı Gece Müdürüne aktarır.

8.    Güvenlik personelinin kılık kıyafetine özen gösterir.

9.    Güvenlik Müdüründen aldığı tüm emirleri yerine getirir.

10. Her saat başı otelin sorumluluk alanlarını kontrol eder.

SAHİL GÜVENLİK GÖREVLİSİ

Görev  Tanımı       :  Tüm otel misafirlerinin ve personelin güvenliğini en iyi şekilde sağlamaya çalışır.

Üst  İlişkiler           :  İdari açıdan Güvenlik Şefine bağlıdır.

1.    Nöbet yeri sahildir.

2.    Sahilden gelebilecek yabancı şahısları otele sokmaz.

3.    Seyyar satıcıları sahil içerisine almaz.

4.    İskeleye yanaşan her türlü deniz aracının denetlenmesini yapar. Müşteri ve görevliler dışındakilerin iskeleye çıkmasını engeller.

5.    Amirinden aldığı emirleri uygular.

6.    Sahil tel boyu ve iç güvenlik bölgelerinin kontrolünü yapar. Müşteri ve görevliler dışındakilerin iskeleye çıkmasını engeller.

7.    Plajda bulunan malzemelerin kayıp olmasını önler.

8.    Sahilde geri planda bulunur.

GÜVENLİK SORUMLUSU

Görev   Tanımı      : Verilen görevleri yerine getirmek ve oteli olağan üstü durumlara karşı korumakla sorumludur.

Üst    İlişkiler        :  İdari açıdan Güvenlik Şefine bağlıdır.

1.    Gelen misafirlere karşı nazik güler yüzlü davranır.

2.    Disiplinli olmalı ve görevini ciddiyetle yapar.

3.    Çevresini devamlı gözetlemeli ve gözü açık olmalıdır.

4.    Görevinde çevik ve atik olmalı verilen görevleri harfiyen yerine getirmelidir.

5.    Oteli güvenliğinden ve görev verilen yerlerde görevini en iyi şekilde yapar.

6.    Gece saat 24.00’den sonra müşteri getiren taksicileri Gece Müdürünün onayını almadan içeriye almaz.

KALİTE GÜVENCE MÜDÜRÜ

Görev   Tanımı     :  İşletmedeki kalite yönetimini ve sürekliliğini sağlamak, departmanları bu konuda yönlendirmektir.

Üst   İlişkiler     :  İdari açıdan Genel Müdüre bağlıdır.

1.    Otel bünyesindeki tüm departmanların kalite el kitabına uyup uymadıklarını kontrol etmek.

2.    Departman müdürlerinden bilgiler alarak talimatları departman müdürleriyle birlikte yaratmak.

3.    ISO standartlarında  bulunması gereken tüm maddeleri oluşturup bunları işletme içlerinde hayata geçirmek.

4.    Departmanlardan gelen veriler doğrultusunda istatistik yaparak kalite sisteminin ne durumda olduğunu yönetime aktarmak.

5.    İşletme bünyesindeki Kalite Gurubuna başkanlık etmek.

6.    Kalite sistemini geliştirmek için devamlı çalışmalar yapmak.

7.    Gerekli denetimleri yaparak uygusuzluklar hakkında departman amirini uyarmak ve sorun giderilene kadar takip etmek.

8.    Tüm personeli Kalite Güvence Sistemi hakkında bilgilendirmek.

GUEST RELATION

Görev  Tanımı     :   İşletmemizde konaklayan misafirlerin istek ve şikayetlerini almak, değerlendirmek ve çözüm getirmek, misafirin memnuniyetini maximize etmektir.

Üst   İlişkiler         :  İdari açıdan Genel Müdüre bağlıdır.

1.    Misafirler tarafından doldurulmuş olan anket formları, Misafir ilişkilere verilir. Misafir ilişkiler Genel Müdür’e iletir. Anket formları G:R’na tekrar geri döner. GR formları saklar, aylık ve istatistik olarak başta Genel Müdür olmak üzere tüm departmanlara dağıtılır. Böylece misafir şikayeti minimize edilir ve departmanlar bilgilendirilir.

2.    Oteldeki aktiviteler, açılış ve kapanış saatleri, genel üniteler vs. gibi konularda tam ve doğru bilgi verilir.

3.    Çevrede gezilip görülebilecek yerleri, minibüs güzergahları ve kalkış- varış saatleri, golf otelleri ve golf oynama ile ilgili detaylar, otelden golf sahalarına transfer işlemleri vs. gibi konularda bilgi verilir.

4.    Misafir ilişkileri, otelden memnun ayrılan misafirlere teşekkür mektubu, memnun ayrılmamış olan misafirlere de özür mektubu yazıp gönderir.

5.    M/İ misafir ile görüştükten ve ilgili notları aldıktan sonra öneri ve/veya şikayetleri ilgili departman amirleri veya şefleri iletir. Acil ve/veya önemli konularda ilk olarak Genel Müdüre haber verir.

6.    VIP müşterilerin kimler olduğunu Ön Bürodan öğrenerek gerekli VIP misafirleri ağırlama talimatını başlatır.

7.    M/İ, her gün Ön Bürodan gelen bilgisayar raporlarından misafirle ilgili bilgileri inceler ve doğum günü olanları belirler.

8.    Müşterilerin kaybettiği eşyalar paralar için başvuruları kabul eder ve gerekli işlemleri başlatmaktır.

9.    Kütüphane kontrolü yapar, hasta misafirlerle ilgilenir.

PUANTÖR

Görev Tanımı           : Otel personellerinin günlük devam çizelgelerini kontrol ederek, puantajlarını düzgün bir şekilde tutmak ve ay sonu tahakkuk servisine vermek.

Üst İlişkiler                : İdari açıdan personel müdürüne bağlıdır.

1.    Departmanlardan gelen haftalık iş proğramlarını teslim alır.

2.  İş proğramlarındaki vardiya saatlerini personel imza kartonlarına işler.

3.    Personelin puantaj kartlarını düzenler.

4.    Personelin giriş- çıkış saatlerinde mesaisine uyup uymadığını kontrol eder.

5.  Puantaj defterini düzenler.

6.  Yeni işe başlayan personelin üniforma alımı ve soyunma dolaplarına yerleşmesini sağlar.

7.  İş müracaatında bulunan kişilere müracaat konusunda yardımcı olur ve personel müdürünün direktifi ile ilgili departman müdürü ile görüşmesi 

By Ali SEMERCİ 2013